Сущность и функции информационно-документационного обеспечения управления
Информационно - документационное обеспечение управления - это одно из направлений информационного менеджмента, связанное с работой информационных ресурсов, организаций, учреждений, а так же предприятий. От него зависит быстрота, принятие верного решения, доведение его до исполнителя, контроль и достижение максимального эффекта в деятельности организации. Также, информационно-документационное обеспечение является важнейшей обслуживающая функция управления.
Деятельность служб ДОУ, направлена на обеспечение процессов, таких как организационное и информационно-документационное. Функции документационного обеспечения управления закреплены соответствующими, действительными на данный момент, государственными и отраслевыми стандартами и нормативными документами.
Информационная технология - совокупность методов, производственных процессов и программно-технических средств объединены в технологическую цепочку, обеспечивающую сбор, передачу, обработку, накопление, ранение, актуализацию, поиск информации и принятие решений по управлению объектом.
Преобразование информации поступающих документов, направленные на достижение результата, служат специальные технологии Информационная технология ориентирована на снижение трудоемкости процессов использования информационного ресурса, а также повышение их надежности и оперативности.
Современные информационные технологии, позволяющие создавать, ранить, обрабатывать информацию и обеспечивать эффективные способы ее представления потребителю, являются важным фактором жизни общества и средством повышения эффективности управления всеми сферами общества.
Современные технологии документационного обеспечения управления:
Технологии обработки поступающих и отправляемых документов;
Технологии передачи документной информации пользователю;
Технологии введения документов в информационную базу данных организации;
Технологии обработки документной информации;
Технологии хранения и использования отдельных локальных групп документов.
1) Технологии обработки поступающих и отправляемых документов.
Обработка документов - самый начальный этап работы с документами, поступающими в организацию, и один из завершающих этапов работы с исходящими документами - подготовка их для отправки корреспонденту. Правильное и качественное выполнение обработки документов позволяет вести точный учет поступающей и отправляемой документации, эффективно использовать средства организационной техники и компьютерной техники. Работа с документами на этапах поступления или отправки предполагает выполнение определенных операций, задачей которых является:
Проверка правильности доставки документов;
Целостности и комплектности документов;
Фиксация факта получения или отправки документов;
Подготовка документов для дальнейшей обработки, например регистрации.
2) Технологии передачи документной информации пользователю.
Бумага - является основным носителем документной информации. Вместе с ней используются и новые носители, такие как магнитные, позволяющие использовать для документирования вычислительную технику. Установление порядка движения документов, или управление документацией организации заключается в создании таких условий, которые будут обеспечивать хранение необходимой документной информации, поиск и доведение ее до потребителей в установленные сроки и с наименьшими затратами. Таким образом, оно включает в себя организацию документооборота, включая технологию личной работы исполнителей, создание информационно-поисковых систем по документам организации, контроль их исполнения. При внедрении автоматизированной системы регистрации документов и автоматизации рабочих мест, непременно должен быть оговорен способ передачи документной информации исполнителю: через компьютерную сеть или непосредственно сам исполняемый документ.
3) Технологии введения документов в информационную базу данных организации.
Входящие файлы создаются с первичных документов для ввода данных или обновления базовых файлов. Файлы с результатной информацией предназначаются для вывода ее на печать или передачи по каналам связи и не подлежат долговременному хранению. К такому числу базовых файлов, хранящиеся в информационной базе можно отнести файлы:
Основные;
Рабочие;
Промежуточные;
Служебные;
Архивные.
Оперативные файлы создаются на базе одного или нескольких входных файлов и отражают информацию одного или нескольких первичных документов. Файлы с условно-постоянной информацией могут содержать как справочную, расценочную, табличную так и другие виды информации.
4) Технологии обработки документной информации.
Технических средства направлены на то, чтобы обработанная документная информация обладала свойствами полноты, правильности и достоверности, максимально отвечала запросам ее пользователей в части формы представления, оперативности, качества. Средства организационной техники должны максимально механизировать или автоматизировать практически все процедуры технологического процесса обработки документов в офисе. Обработка документной информации, осуществляемая в ходе исполнения управленческих решений, реализуется в соответствии с выбранной формой организации размещения средств оргтехники в офисе: централизованной и децентрализованной.
5) Технологии хранения и использования отдельных локальных групп документов.
Документы во время их исполнения хранятся у исполнителя, в связи с этим заводятся специальные папки. На каждой папке указывают фамилию, а так же и телефон исполнителя. После окончания работы с документом он передается для помещения в дело. Исполненные документы должны формироваться в дела в соответствии с номенклатурой дел. При этом дела с момента их заведения и до передачи в архив организации должны храниться по месту их формирования. Организация хранения документов должна обеспечивать сохранность этих документов и дел их использования. Хранение конфиденциальных дел должно осуществляться в условиях, исключающих их утрату, порчу и несанкционированный доступ к ним посторонних лиц. Хранить их вместе с делами открытого доступа не разрешено. Конфиденциальные дела, документы, базы данных, носители информации с записными конфиденциальными сведениями хранятся только у референта. В архив фирмы и другие архивы они не передаются .
Хранение документов в электронной форме - это технология, которая обеспечивает весь цикл хранения документации, включая экспертизу ценности, учет, описание, хранение и использование. Хранение документов в электронной форме осуществляется в двух вариантах, хранение на удаленном сервере в Интернете или сервере компании.
Информационная технология ориентирована на снижение трудоемкости процессов использования информационного ресурса, а также повышение их надежности и оперативности.
Управление любой организации – это информационный процесс, в котором информация принимается, обрабатывается, вырабатывается решение, решение доводится до исполнителей, действия которых контролируются. Документированию подлежит управленческая деятельность организации, связанная с выполнением ее задач и функций в соответствии с уставными документами и иными нормативными правовыми актами.
Документирование управленческой деятельности организаций осуществляется в соответствии с требованиями нормативных правовых актов и государственных стандартов по документационному обеспечению управленческой деятельности.
Нормативно-методическая база управления документацией в России, представленная, в частности, таким важным документом, как «Государственная система документационного обеспечения управления», введенным в действие еще Главархивом СССР в 1988 г., в значительной степени устарела и требует обновления.
В целях регулирования отношений в области организации документационного обеспечения управленческой деятельности органов государственной власти, органов местного самоуправления, а также всех организаций (независимо от формы их собственности и организационно-правовой формы) был разработан проект Федерального закона «О документационном обеспечении управленческой деятельности», в котором, наряду с прочим, введено понятие электронного документа – это документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме и электронного носителя документов – это материальный носитель, предназначенный для записи и сохранения информации с помощью технологий, поддерживаемых электронно-вычислительными машинами.
В числе основных направлений регулирования документационного обеспечения управленческой деятельности в организации выделяются участие в разработке и внедрение автоматизированных систем документационного обеспечения управленческой деятельности.
Теоретические исследования вопросов автоматизации обработки неструктурированной информацией (начавшиеся еще в 50-х гг.) пока не привели к созданию стандартных информационно-поисковых языков (подобных SQL), которые можно было бы использовать для формализованного описания и содержания документов и построения запросов * .
Основной задачей документальных информационных систем является хранение и предоставление пользователю документов, содержание которых соответствует его информационным потребностям. Таким образом, документальная информационная система представляет собой единое хранилище документов с инструментарием поиска и выдачи необходимых пользователю данных. Поисковый характер документальных информационных систем определил еще одно их название – информационно-поис-ковые системы. На российском рынке представлены программные продукты в основном для обеспечения потребностей в правовой информации: «КонсультантПлюс», «Гарант» и «Кодекс».
В то же время информационные технологии документационного обеспечения управленческой деятельности должны функционально обеспечивать управляемость и прозрачность деятельности предприятия, а также накапливать и управлять знаниями. В современном мире эти две задачи становятся все более критическими. Например, в себестоимости автомобиля «Мерседес» лишь 30 % – непосредственные издержки производства, а остальное – компенсация стоимости разработки автомобиля, т.е. стоимости деятельности инженеров и управленцев, поэтому в оптимизации их деятельности и лежит основной ресурс снижения себестоимости.
Приведем следующий пример: в организации идет работа по совместной подготовке некоторого контракта, состоящая: из обсуждений основных пунктов контракта с контрагентом, внесений изменений в текст контракта, хранения нескольких файлов с различными вариантами контракта. И, когда все готово, спустя время может оказаться так, что на самом деле был подписан не последний вариант контракта (была взята не та «рыба», и юрист контракт не читал, а партнер с некоторыми его пунктами не согласен). Выход из подобных ситуаций – в применении в документационном обеспечении управленческой деятельности организаций электронных документов и электронных технологий – системы электронного документооборота (СЭД).
На первый взгляд, СЭД представляются достаточно автономными программами, отражающими движение документов предприятия и обеспечивающими работу с ними. Между тем, создание и внедрение СЭД есть неотъемлемая часть изменения бизнес-технологий и корпоративной информационной системы.
Система документооборота сама по себе (как, впрочем, и любая система автоматизации предприятия) не принесет ожидаемого эффекта, если ее внедрение не будет предварено исследованием, описанием, оптимизацией бизнес-процессов. Всякий бизнес-процесс состоит из этапов – элементарных действий, которые выполняют те или иные сотрудники. Документ же (бумажный или электронный) выступает как механизм, прежде всего регулирующий взаимоотношения между людьми, организациями.
Например, рассмотрим упрощенный бизнес-процесс «Возврат товара покупателю» (рис. 2.21). Для того чтобы вернуть товар покупателю, менеджер создает накладную на возврат (этап 1), затем работник склада, получив накладную, возвращает товар (этап 2), а после отработки накладной (отгрузки товара) документ отправляется в архив. При этом документ «Накладная на возврат товара» курсирует от сотрудника к сотруднику, с этапа на этап. В свою очередь, перед менеджером и работником склада встают соответствующие задачи, также кочующие от сотрудника к сотруднику, с этапа на этап.
Аналогичным образом можно описать и любые другие бизнес-процессы предприятия: «Сборка», «Выдача денег» «Закупка товара» и т.д. Следовательно, при автоматизации бизнес-процессов можно реализовать функционал, позволяющий визуализировать документооборот.
Рис. 2.21. Бизнес-процесс «Возврат товара покупателю»
Автоматизируя планирование, прогнозирование, оперативное управление, учет, анализ данных функции, ERP-системы опираются опять же на документы, «проходящие» по бизнес-процессам (рис. 2.22).
Рис. 2.22. Взаимодействие некоторых составляющих работы предприятия
Таким образом, над схемой из рис. 2.21 формируется надстройка поддержки изменений информации в документе в результате его движения от этапа к этапу. Это дает основания утверждать, что механизмы управления предприятием, планирования и анализа опираются на технологию документооборота.
Рассмотрим представленные на рынке системы электронного документооборота, которые условно можно разделить на три группы.
Самостоятельные СЭД. Поставляются в виде отдельной программы, обеспечивающей коллективную работу с документами и позволяющей взаимодействовать с приложениями типа MS Excel, Outlook. Такие СЭД предоставляют средства регистрации, хранения, просмотра и поиска документов. Самостоятельные СЭД позволяют осуществить простейший контроль путем просмотра информации о состоянии документа: исполнитель, сроки, резолюции, документы предприятия, с которыми он связан, адресаты, которым его следует послать по электронной почте и т.д. С одной стороны, зачастую небольшим предприятиям от системы электронного документооборота больше ничего и не требуется. С другой стороны, СЭД работает параллельно с бухгалтерскими, управленческими и другими системами предприятия; данные переносятся в СЭД с задержкой, что может стать причиной разного рода ошибок и несоответствий, увеличит риск потери данных, ограничит возможности использования самостоятельных СЭД.
СЭД в виде дополнительных модулей к системам ERP или САПР. Интеграция позволит снизить риск потери данных, обеспечит более жесткий контроль доступа и внесения изменений в документы, предоставив возможность доступа к документации без использования специализированных интерфейсов от ERP или САПР. Однако стоит учесть, что интеграция систем – процесс сложный и не всегда реализуемый.
СЭД как часть архитектуры системы комплексной автоматизации предприятия. Здесь функции СЭД «зашиты» в саму систему управления. Совместное использование технологий комплексной автоматизации управления и документооборота сочетает в себе их достоинства и недостатки.
Рассмотрим концепцию устройства СЭД в общей информационной инфраструктуре организации.
Основная единица информации и все существование системы документооборота посвящено хранению документа, его свойств и истории его жизни, а также собственно обеспечению его жизнедеятельности.
Способ хранения документа зависит от того, как с ним удобнее работать. Документ может состоять из текста, чертежей, рисунков и таблиц. В большинстве СЭД отдельный документ может физически состоять из набора файлов – так проще и практичнее, поскольку каждый из них редактируется своей программой.
Жизненный цикл документа в СЭД проходит последовательный ряд этапов, показанный на рисунке 2.23.
Рис. 2.23. Жизненный цикл документа в СЭД
Практически все современные системы электронного документооборота поддерживают все этапы жизненного цикла документа. Вопрос только в том, насколько полна эта поддержка. Часть систем не поддерживает механизм блокировки редактируемых документов, что делает коллективную работу с документами невозможной. Есть системы, ориентированные на делопроизводство, и в них не реализовано эффективное хранение документов, а актуально выполнение всех процедур работы с документами, регламентированных существующими нормами. А сами документы могут лежать в папках в шкафу. Некоторые системы ориентированы на эффективную поддержку движения электронных документов внутри структуры, но при этом не имеют собственного электронного архива – хранилище, реализованное в этих системах, предназначено только для оперативного хранения документов в процессе их жизненного цикла. После опубликования документы выходят из системы и возвращаются в типовую для них среду хранения, например, в файловую систему. К такой системе можно «пристыковать» электронный архив, где сохраняется документ вместе с его историей и сопроводительной карточкой. Например, компания «Электронные Офисные Системы» предлагает состыковать свой продукт «Дело» с электронным архивом, созданным компанией на основе сервера «Кодекс-Intranet/Internet». Тот же самый сервер компании «Кодекс» применяет и компания «Гранит-Центр» в качестве электронного архива к своей системе «ГранДок». Прежние версии обеих систем поставлялись без электронного архива.
Хранилище атрибутов документов предназначено для хранения «карточки» – набора полей, характеризующих документ. Обычно в СЭД имеется понятие типа документов (например, договор, спецификация, письмо и т.д.) и для каждого типа заводится своя собственная карточка. Карточки разных типов имеют обязательные поля, общие для всех документов, и специальные поля, относящиеся к документам данного типа. Например, общими полями может быть уникальный номер документа, его название, автор, дата создания. При этом документы типа «договор» могут содержать такие поля, как дата подписания, срок действия, сумма договора. Типы документов, в свою очередь, могут иметь подтипы, имеющие общий набор полей, который они наследуют от основного типа, и при этом дополнительные поля, уникальные для подтипа. Наиболее развитая система управления документами может поддерживать большую вложенность таких подтипов. Типизация документов, выстраивание их иерархии, и проектирование карточек для них является одним из наиболее важных этапов в процессе внедрения СЭД.
Кроме понятия типа документов, возможно присваивание документам категорий, причем один документ может принадлежать одновременно к нескольким категориям. Категории могут быть выстроены в дерево категорий. Например, можно иметь категорию «Юридические документы» с подкатегориями «Законы», «Договоры», «Приказы» и т.д. При этом можно иметь параллельную структуру по отделам, например, категорию «Документы отдела продаж», а в ней – подкатегории «Договоры на продажу», «Счета» и т.д. Договор на продажу может быть одновременно отнесен к подкатегориям «Договоры» и «Договоры на продажу», относящимся к разным ветвям в иерархии категорий. Таким образом, появляется возможность поиска документа в таком дереве на основе его классификации, причем один и тот же физический документ может встречаться любое число раз в разных узлах этой иерархии.
Для организации хранилища карточек возможны три варианта решения: использование собственного хранилища, стандартной СУБД или средств среды, на основе которой построена СУБД.
Собственное хранилище атрибутов документов позволяет оптимизировать его под задачу хранения карточек, гибко реализовать функции создания сложных карточек (имеющих, например, большую вложенность типов), а также использовать эффективные алгоритмы поиска информации в карточках. К системам, имеющим собственное хранилище, относятся, например, Documentum, «Евфрат» компании Cognitive Technologies и «Гарант-Офис» компании «Гарант Интернейшнл». Очевидным недостатком такого подхода является невозможность использования стандартных ресурсов имеющейся информационной среды, а также зависимость критически важной информации от поставщика СЭД.
Использование стандартных СУБД для хранения документов решает проблему зависимости критически важной информации от поставщика СЭД. К такого рода системам относятся, например, системы «Дело» от ЭОС, «1С:Архив» и DocsFusion компании Hummingbird. Слабые стороны такого подхода – в том, что реляционная модель, реализованная в большинстве СУБД, не удобна для модели данных, используемой в СЭД. Достаточно сложно обеспечить необходимую гибкость при создании карточек документов, особенно если нужна сложная структура. Вторая проблема состоит в том, что при использовании внешней СУБД возникают некоторые трудности как при миграции с одной версии СЭД на другую, так и при переходе с одной версии СУБД на другую.
Если СЭД построена на основе какой-либо информационной среды, например, на основе Lotus Notes/Domino, то это позволяет использовать все механизмы, заложенные в эту среду, в том числе средства резервного копирования, репликации, поиска и т.д., – грех не воспользоваться ее ресурсами. Проблемы такого подхода лежат в самой необходимости наличия определенной среды для работы системы управления документами, а также в тех ограничениях, которые накладывает конкретная среда на структуру ее баз данных.
Для реализации хранилища документов существует два подхода: хранение в файловой системе или в специализированном хранилище СЭД.
Хранение в файловой системе понижает степень безопасности при разграничении доступа, так как файловая система может не поддерживать ту модель безопасности, которая реализована в самой СЭД. Поэтому приходится наделять СЭД своими правами доступа, так что файлы, сохраненные ею, будут недоступны ни одному из пользователей напрямую. А СЭД поддерживает свою систему списка пользователей с правами доступа, организуя доступ к файлам через эти права. Система доступа при этом становится сложной в сопровождении и не вполне безукоризненной с точки зрения информационной безопасности. Для обеспечения дополнительной надежности часто используется шифрование файлов при хранении. Кроме того, практически все СЭД используют случайное именование файлов, что сильно усложняет поиск нужного файла при попытке доступа в обход системы. При этом, большинство СЭД осуществляют хранение файлов в файловой системе.
При работе с файловой системой большинство СЭД требует перемещения файлов в специально организованные каталоги. Но есть и исключения. Например, системы «Евфрат» и Microsoft SharePoint позволяют регистрировать в системе файлы, не требуя их физического перемещения в хранилище. Понятно, что такой подход опасен с точки зрения целостности данных, но зато очень удобен в «переходный период» внедрения СЭД.
Системы, имеющие свое собственное хранилище файлов или использующие хранилище среды, на основе которой построены (например, Lotus Notes/Domino или Microsoft Exchange), могут гарантировать более эффективное управление доступом к документам и более надежное решение проблемы разграничения доступа. Так устроены, например, Documentum и системы на основе Lotus Notes («БОСС-Референт», CompanyMedia). Но при этом возникают вопросы, связанные с целостностью данных, наличием эффективных средств резервного копирования и интеграцией со средствами архивного хранения на медленных носителях.
На уровне бизнес-логики обнаруживаются существенные различия между разными СЭД. Собственно, все описанные компоненты, хотя и могут быть устроены по-разному, отличаться степенью сложности, но при этом функционально аналогичны. Бизнес-логика же различных систем может отличаться кардинально, и это как раз то, что должно интересовать более всего при ознакомлении с системой электронного документооборота.
Фундаментальные компоненты, из которых складывается функциональность любой СЭД:
Управление документами в хранилище. Включает процедуры добавления и изъятия документов, сохранения версий, передачи на хранение в архив, поддержания архива и т.д.
Поиск документов. Состоит из поиска по атрибутам, визуального поиска по различным деревьям, в которые уложены документы, поиска по полному тексту, смыслового поиска и т.д.
Маршрутизация и контроль исполнения. Обеспечивает доставку документов в рамках бизнес-процедур в организации. Собственно, от этой функциональности и пошел термин «электронный документооборот». Маршруты документов могут быть гибкими и жесткими. В случае гибкой маршрутизации следующий получатель документа определяется сотрудником, в ведении которого документ находится в данный момент. В случае жесткой маршрутизации путь прохождения документов определяется заранее на основе некоторой логики. Функция маршрутизации присутствует не во всех СЭД. Системы без средств маршрутизации называют электронными архивами. Контроль исполнения является неотъемлемой частью маршрутизации. Для документа важен контроль того, куда он идет и где сейчас находится. Фактически, маршрут определяется в терминах пути прохождения и временных интервалах на исполнение документа каждым из участников процесса прохождения. Под исполнением документа подразумевается выполнение действия, связанного с документом, каждым из участников в рамках его должностных полномочий.
Отчеты. Служат аналогом конторских журналов учета документов. Используя различные отчеты, можно посмотреть, например, общее время, потраченное сотрудниками на работу над конкретным документом, скорость прохождения документов по подразделениям и т.д. Отчеты – отличный материал для принятия управленческих решений.
Администрирование. Поддержка работы самой системы, настройки ее параметров и т.д.
С точки зрения технологий системы электронного документооборота мало отличаются от любых других распределенных информационных систем. По принципу построения архитектуры они пытаются по возможности следовать современным тенденциям и требованиям рынка. Сейчас наиболее популярна концепция открытой среды, максимально подверженной адаптации под конкретные нужды, но при этом несложной в установке и сопровождении, с «тонким» клиентом и выделенным сервером приложений, по возможности многоплатформным. Все существующие системы в той или иной мере приближаются к этому идеалу. Однако еще достаточно распространены системы, основанные на полнофункциональном клиенте, привязанном к конкретной платформе. Иногда в этих случаях для удаленного доступа предлагается отдельный Web-клиент с ограниченной функциональностью. Например, в системе «ГранДок» компании «Гранит-центр» полная функциональность доступна только при использовании клиентского приложения, но при этом пользователь может осуществлять поиск и просмотр документов, находящихся в архиве, с помощью обычного браузера.
Степень эффективности использования СЭД определяется тем, насколько документы (неструктурированная информация) определяют информационное наполнение деятельности предприятия. Очевидно, например, что для чисто торговой организации основное информационное наполнение – это структурированные данные, заключающиеся в базах данных. Возможно, такой организации и нужно хранить договоры, но вряд ли дело дойдет до внедрения СЭД. Однако если торговая организация дорастет до торгового монстра с сетью магазинов в десятках городов и сложной логистикой, собственным производством полуфабрикатов, то рано или поздно придется подумать о внедрении системы ERP. На следующем этапе количество оптовых покупателей и крупных заказчиков может вырасти до таких масштабов, что придется подумать о внедрении CRM. И только если при этом аппарат управления разрастется до сотни человек, появятся параллельные непрофильные проекты, возникнут задачи диверсификации, встанет задача внедрения СЭД. При этом какие-то системы, возможно, придется интегрировать, чтобы система CRM имела ссылки на письма, договоры и на копии входящих заказов, которые хранятся в СЭД.
В некоторых случаях интеграция этих систем еще более тесная – СЭД может служить интегрирующим транспортом для передачи документов между системами, которые их порождают, и системами, которые их потребляют, в случае, когда прямая связь на уровне структурированных данных между этими системами не нужна. Предположим, предприятие имеет системы CRM и ERP, причем требуется, чтобы в CRM фиксировались ежеквартальные отчеты из ERP о поставках товара конкретному клиенту, дополненные, возможно, комментариями экспертов. Понятно, что такие отчеты удобнее всего хранить в СЭД. Благодаря интеграции ERP и СЭД документ будет автоматически создан и сохранен. Благодаря интеграции СЭД и CRM возможно автоматическое прикрепление документа к карточке конкретного клиента. И все эти операции могут происходить автоматически.
Очевидно, что функциональность систем управления документами в части решения вопросов управления практически полностью удовлетворяет сегодняшние запросы, и здесь особого развития в ближайшие годы не будет. Основное направление развития систем документооборота – повышение эффективности поиска информации, интеграция со средствами публикации информации в сетях, автоматическая сортировка и рубрикация документов.
Развитие систем управления документами получит второе дыхание с появлением средств, позволяющих осуществлять смысловой поиск информации и интеллектуальное автоматическое реферирование текстов на основе смысла.
На фоне широкого внедрения информационных и телекоммуникационных технологий в российских организациях, как государственных, так и коммерческих, ощущается серьезный интерес к автоматизации подготовки и работы с документами и внедрения компьютерных технологий ДОУ. Свидетельством этого является бурный рост российского рынка таких технологий и систем управления документами (СУД). Это подтверждается составом работ по федеральной программе «Электронная Россия» и по аналогичным региональным программам. Однако внедрение электронного документооборота требует решения не столько технологических, сколько организационных и правовых проблем, причем в основном эволюционным путем.
Очевидно, что бумажные и электронные документы будут сосуществовать на равных еще значительное время, поэтому используемые в организациях СУД должны обеспечивать поддержку как электронного, так и традиционного (бумажного, фото, кино и прочего) документооборота и процесс рационального перехода от одного к другому.
Организация государственного управления в России всегда была проблемой - огромная страна, высокая цена управленческих решений и громоздкий аппарат управления, требовали создания некой системы, сводившей к минимуму последствия неэффективных и нерациональных решений. Строилась она на разделении функций содержательного исполнения документов и контроля исполнения. Контроль над движением и исполнением документов был возложен на специальных людей - делопроизводителей, фиксировавших сведения о входящих, исходящих и внутренних документах, резолюциях (поручениях) по документам и их выполнении, а также движение (передачу) и архивирование документов внутри организации. Основой технологии такой системы являются:
- инструкция по делопроизводству;
- номенклатура дел;
- регистрационная карточка (РК) документа;
- картотеки, объединяющие наборы РК;
- журналы передачи документов;
- контрольные карточки.
Правда, здесь возникали правовые и организационные коллизии в связи с необходимостью управления правами доступа к информации о документах, что делало проблематичным непосредственное использование западных СУД (даже если не учитывать их баснословную стоимость). В результате в 1990-е годы прошлого века появилось довольно много российских систем разной степени сложности, обеспечивающих описанную выше функциональность - от простейших картотек до достаточно развитых продуктов, близких к коробочным (Золушка, Дело-96 и др.), а также целый комплекс надстроек над Lotus Notes.
Все они с той или иной степенью полноты обеспечивали процессы регистрации документов, учета резолюций, контроль исполнения, поиск документов по различным реквизитам, генерацию всякого рода отчетов и др. Наиболее продвинутые системы также позволяли организовывать учет движения бумажных документов. Таким образом, системы автоматизации делопроизводства предназначались для поддержки деятельности делопроизводственного персонала, а не должностных лиц, и обеспечивали работу с РК документов, а не с самими документами. Отметим, что такие системы актуальны и сейчас. Вместе с тем компьютерные технологии ДОУ должны обеспечивать:
- поддержку работы не только персонала службы ДОУ, но и должностных лиц;
- возможность прикрепления к РГ файлов документов;
- возможность расширения состава атрибутов в РК для специальных типов документов;
- поддержку коллективной работы над документами и их предварительного рассмотрения при визировании;
- возможность поиска по текстам документов;
- возможность использования шаблонов документов, конструирования текстов из устоявшихся оборотов, получения доступа к регламентирующим документам (нормативным правовым актам и техническим нормативным правовым актам).
- документы можно получать в виде файлов непосредственно от исполнителей и авторов;
- документы можно сканировать на входе, а дальше работать с их электронными образами;
- документы можно получать из соответствующих информационных фондов (информационных систем, баз данных, сайтов, порталов).
Таким образом, сформировался класс технологий, которые можно назвать бумажно-электронными, когда практически вся работа внутри организации идет с файлами документов в рамках некой автоматизированной системы. Бумажные документы в такой технологии зачастую сканируют сразу при регистрации, и дальше работают с электронной версией (в виде файла изображения - распознавать его до текста, как правило, необходимости не возникает). Сам оригинал при этом помещается в дело и больше не используется.
Внедрение такой технологии позволяет
- ускорить движение документов по организации;
- гарантировать своевременное рассмотрение документов;
- обеспечить эффективный контроль исполнения документов;
- повысить эффективность работы, как отдельных чиновников, так и организации в целом;
- снизить издержки на размножение, передачу и хранение копий бумажных документов;
- предоставить исполнителям документов возможность использования максимально полной документационной базы.
Когда рабочие места всех сотрудников автоматизированы и внедрена бумажно-электронная технология, возникает потребность в дальнейшем совершенствовании и отказе от бумажных оригиналов, по крайней мере для тех документов, жизненный цикл которых проходит в организации (внутренних документов). Но даже тут возникает ряд как технологических (наличие и применение ЭЦП, их количество, наличие и использование удостоверяющих центров, информационная безопасность и защита информации), так и юридических вопросов (юридическая сила и доказательность электронных документов, их официальный статус, представление электронных документов проверяющим органам). Учитывая это, система электронного документооборота должна обеспечивать:
- хранение в системе и пересылку файлов документов, подписанных ЭЦП;
- наличие у должностных лиц ЭЦП;
- подготовку электронных документов, включающую необходимые процедуры «электронного» визирования и подписания;
- придание электронным документам статуса официальных документов.
Делопроизводство – отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами. Документационное обеспечение управления определяет систему принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию, организации работы с документами и их архивного хранения в процессе осуществления управления с учетом используемых информационных технологий. Документирование управленческой деятельности – регламентированный процесс создания документа (разработка содержания, оформление, согласование, утверждение, публикация) на бумаге или ином носителе, обеспечивает его юридическую силу. Оно позволяет организовать работу с документами, создание оптимального документооборота, обеспечение хранения, поиск, использование и контроль исполнения документов в текущей деятельности учреждения.
Документооборот – движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения и отправления. Необходимо отметить, что делопроизводство представляет собой комплекс мероприятий по обеспечению документационного обеспечения управления (ДОУ), а документооборот – это движение документов в рамках ДОУ.
АС ДОУ призвана повысить эффективность управленческой деятельности организаций за счет автоматизации всего комплекса работ с документами и должна решить следующие основные задачи:
- документирование (подготовка, оформление, согласование, утверждение и выпуск документов);
- обеспечение документооборота (прием, регистрация, организация прохождения документов и их проектов, отправка, передача документов на архивное хранение);
- обеспечение работы с документами в процессе осуществления управления (контроль исполнения, учет, оперативное хранение, организация систем классификации, индексировании, поиска и обработки документов; защита от несанкционированного доступа; совместное использование документов при соблюдении необходимого уровня контроля доступа; обеспечение процесса принятия решений и отчетности по документам; информационное обслуживание пользователей);
- автоматизация процедур архивирования, архивного хранения и уничтожения документов, жизненный цикл которых завершен (выполнение правил хранения, обеспечения поиска и использования; осуществление передачи на государственное хранение или уничтожение архивных документов).
Автоматизированная система документационного обеспечения управления создает единое информационное пространство, предоставляющее пользователям средства совместной работы со всеми документами организации: поступающей и исходящей корреспонденцией, внутренними организационно-распорядительными материалами, а также с сопроводительной перепиской – в течение всего их жизненного цикла. После завершения "активной жизни" документов система должна поддерживать их архивное хранение или фиксировать информацию об их уничтожении или передаче на государственное хранение.
Осуществить внедрение АС документационного обеспечения управления в организациях можно следующим образом:
- заказать или выполнить собственными силами разработку системы, непосредственно ориентированную на предметную область организации;
- приобрести готовую тиражно-заказную систему из числа предлагаемых программ на российском рынке и настроить ее на предметную область организации.
Область применения системы "LanDocs" – автоматизация делопроизводства и построение корпоративных архивов электронных документов. Цель внедрения данной системы заключается в создании на объекте автоматизации современной унифицированной системно-технической среды поддержки коллективной работы персонала с электронными документами, обеспечивающей при наличии соответствующего программного обеспечения системы и отработанной технологии работы с системой автоматизацию следующих направлений делопроизводственной деятельности:
- создание и ведение централизованной структурированной базы документной информации с многопользовательским доступом;
- создание и ведение централизованных хранилищ электронных документов (оперативный и долговременный архивы) и работа с текстами электронных документов;
- учет делопроизводственных операций и ведение истории работы с документом;
- автоматизированный поиск по реквизитам документа и по тексту документа;
- автоматизированная рассылка документа и контроль исполнения документов и поручений;
- обеспечение разграничения доступа пользователей к функциональным правам и правам на документы;
- подписание электронных документов электронной цифровой подписью;
- интеграция с корпоративной электронной почтой.
Использование системы предполагает использование технологии работы с документами в автоматизированной среде делопроизводства, поэтому используемые в данном руководстве термины понятийно могут не всегда полностью совпадать с понятием традиционного ("бумажного") делопроизводства.
Программное обеспечение линии "LanDocs" предназначено для комплексной автоматизации процессов делопроизводства и ведения архива электронных документов в организациях различного масштаба и отраслевой принадлежности. Продукты семейства "LanDocs" позволяют включить в контур автоматизированного делопроизводства не только пользователей, объеденных в локальной вычислительной сети, но и территориально удаленных – обеспечивая возможность выполнения делопроизводственных действий и доступ к документам с использованием инфраструктуры Internet/Intranet и систем электронной почты. Функциональность и состав модулей системы направлены на обеспечение полноценной работы с электронными документами, которая аналогична работе с бумажными документами.
Система "LanDocs" представляет собой совокупность следующих программных продуктов:
Система "LanDocs: ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО " – базовая система автоматизации процессов делопроизводства и ведения архива электронных документов. Она реализована в архитектуре "клиент-сервер" на базе промышленной СУБД, функционирует в локальной вычислительной сети персональных компьютеров с ОС Windows 95/98/ NT 2000; поставляется для работы с СУБД "Oracle" и MS "SQL Server"; снабжена документированным OLE-интерфейсом для встраивания сервисов управления документами "LanDocs" в Windows-приложения сторонних разработчиков.
Система "LanDocs: СЕРВЕР ДОКУМЕНТОВ" – серверное программное обеспечение для централизованного управления хранением содержания документов (файлов документов) в электронном архиве. Взаимодействует с системой "LanDocs: ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО" и осуществляет поддержку операций чтения, записи, удаления, передачи файлов документов на долговременное хранение и протоколирования всех этих операций на специализированном сервере под управлением ОС Windows NT 4.0/2000.
Опция полнотекстового поиска "LanDocs: СЕРВЕР ДОКУМЕНТОВ" обеспечивает возможность поиска по текстам документов с использованием морфологического анализа.
"LANImage СКАНИРОВАНИЕ И ВИЗУАЛИЗАЦИЯ ИЗОБРАЖЕНИЙ" – система сканирования бумажных документов и работы с изображением документов (электронных образов бумажных документов). Позволяет комфортно работать с электронными копиями бумажных документов, перемещаться на нужную страницу, выводить изображение в разных масштабах, рассматривать детали в режиме "увеличительного стекла", панорамировать, удалять с изображения пятна и многое другое.
"LanDocs: ИНТЕРНЕТ ДОСТУП" – специализированный web-сервер для доступа к данным системы автоматизации делопроизводства и корпоративному архиву электронных документов через сеть Internet; позволяет выполнить регистрацию, поиск, рассылку и другие операции с документами, используя в качестве платформенно-независимого клиента стандартный Internet Browser (Internet Explorer, Netscape Navigator).
"LanDocs : ПОЧТОВЫЙ СЕРВЕР " – специализированное серверное программное обеспечение, выполняющее роль шлюза к MAPI-совместимой системе электронной почты; обеспечивает возможность рассылки сообщений, заданий и документов из системы "LanDocs" исполнителям, не имеющим программного обеспечения системы "LanDocs: ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО".
"LanDocs : ПОЧТОВЫЙ КЛИЕНТ" – клиентское программное обеспечение, работающее в среде MS Exchange, MS Outlook, Lotus Notes. Пользователь имеет возможность получать задание и документы из базы данных "LanDocs" и отчитываться об исполнении заданий, находясь в почтовом ящике MS Exchange, MS Outlook, Lotus Notes.
"LanDocs: ПОДСИСТЕМА БЕЗОПАСНОСТИ" – подсистема безопасности в системе "LanDocs", предназначенная для защиты информации посредством электронной цифровой подписи и шифрования. Подсистема безопасности включает сервер безопасности и клиентские части пользовательских приложений "LanDocs". Сервер безопасности реализует функции центра сертификации, который обеспечивает выпуск сертификатов открытых ключей на основе запросов пользователей и организацию оперативного доступа пользователей к базе данных сертификатов (формат сертификатов соответствует рекомендациям ITU-T.509). Клиентская часть подсистемы позволяет пользователю подписывать своим личным ключом документы, сообщения и другие информационные объекты "LanDocs", производить проверку подписей других пользователей. События с использованием электронной цифровой подписи, шифрованием, генерацией ключей и выпуском сертификатов фиксируются в протоколах работы подсистемы.
"LanDocs : МАРШРУТИЗАЦИЯ" – программное средство, расширяющее возможности "LanDocs: ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО" по управлению процессами обработки документов. Моделирование процессов движения документа производится удобным и наглядным образом – посредством построения графических карт. Карта определяет маршрут движения сообщения и документа, определяет условия перехода от одного этапа обработки к другому. Созданный таким образом маршрут используется для инициирования движения документа и последующего управления маршрутом его движения. Функции анализа позволяют получать статические данные но фактическим параметрам процессов.
Система "LanDocs: ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО" позволяет выполнять следующие основные функции:
- регистрацию документов;
- ввод текстов документов и поддержку функций работы с файлами;
- обмен документами и сообщениями, направление заданий на исполнение;
- контроль исполнения документов и заданий;
- работу в режиме замещения исполнителя;
- отслеживание делопроизводственных связей между документами, формирование сложно структурированных папок;
- навигацию и поиск документов;
- отчетность по документообороту;
- сканирование бумажных документов, работу с изображениями документов (средствами "LAN Image");
- интеграцию с офисными приложениями для работы с электронными документами;
- интеграцию с внешними Windows-приложениями;
- рассылку заданий и извещений пользователям электронной почты;
- применение электронной подписи, выполнение и контроль делопроизводственных операций над документами;
- работу через Интернет;
- ведение справочников.
"LanDocs" – это система, ориентированная на работу с документами. Документ в системе "LanDocs" представляет собой совокупность данных по документу и информационных объектов, связанных с документом, – регистрационной карточки, файлов и их версий с текстом документа, сведений по истории движения документа, электронной цифровой подписи и т.п. Таким образом, под документом, зарегистрированным в системе "LanDocs", понимают специальный информационный объект – "Документ LanDocs".
Документ "LanDocs" – это совокупность трех основных составляющих: регистрационной карточки, текста документа (файл с текстом документа, прикрепленный к регистрационной карточке), сведений об истории работы с документом (истории движения и выполнения делопроизводственных действий и операций системы, связанных с обращением к документу). При вводе документа в систему не просто вносится информация о документе и вводится текст документа, а создается новый информационный объект – документ "LanDocs", который при наличии текста документа представляет собой полноценный документ.
Регистрационный карточка – заводится на каждый документ (бумажный или электронный), который требуется ввести в систему. Регистрационная карточка документа содержит атрибуты, характеризующие документ и служащие для его поиска. Атрибуты регистрационной карточки, как правило, совпадают с реквизитами документа.
Файл документа (текст документа, содержащий текст, таблицу, изображение, звук и т.д.) – прикрепляется к регистрационной карточке и сохраняется в системе в оригинальном формате файла (без преобразований). Система позволяет хранить несколько файлов по одному документу и множество версий одного файла. Перечень форматов файлов, разрешенных к использованию, определяются администратором. Если документ существует в виде бумажного оригинала, то он может быть отсканирован программным модулем "LANImage", вызываемым для выполнения импорта со сканированием; в дальнейшем изображение документа будет храниться в системе как электронный образ документа, представленный в графическом формате.
Сведения об истории движения документа и работы с документом – совокупность информации, содержащейся в перечне сообщений по документу, и записей в протоколах работы системы относительно информации о примененных электронных подписях.
"Представление" документа в системе как "документа Dm Docs" позволяет придать документам "LanDocs" то же функциональное назначение, которое имеют и обычные "бумажные" документы: информационное, управленческое и правовое.
Реализованные в системе "LanDocs" механизмы защиты информации и разграничения полномочий пользователей позволяют:
- защитить от несанкционированного входа паролем;
- определить права доступа пользователей к документам различного уровня конфиденциальности;
- персонифицировать право доступа к документу, определив список лиц, имеющих право работы с документом;
- шифровать (кодировать) конфиденциальные документы.
Система снабжена парольной защитой входа в систему. При входе пользователя в систему запрашивается его имя и пароль, после чего система предоставляет ему возможность выполнять только функции, которые предоставлены пользователю в соответствии с его функциональными правами.
Дополнительное разграничение полномочий пользователей по доступу к документам реализуется на основании механизма уровней конфиденциальности.
Система обеспечивает "Права на файл" – список операций с файлами документов, которые регламентированы для каждого файла. Для файла, уже введенного в документ, могут быть назначены следующие права:
- возврат к предыдущей версии;
- изменение имени файла;
- изменение статуса файла;
- назначение права на файл;
- просмотр;
- редактирование;
- удаление.
При использовании программного обеспечения "LanDocs: ПОДСИСТЕМА БЕЗОПАСНОСТИ" дополнительно обеспечивается защита целостности документов "LanDocs" (ревизионная безопасность на программном уровне).
При использовании для долговременного хранения неперезаписываемых носителей обеспечивается ревизионная безопасность на физическом уровне по отношению к файлам документов.
Дополнительные средства безопасности могут быть включены в технологический цикл использования и обслуживания системы.
Назначение программной линии "LanDocs". Линия программных продуктов "LanDocs" предназначена для построения автоматизированных систем ДОУ на предприятиях различного масштаба и специализации. Программа "LanDocs" позволяет реализовать целый спектр разнообразных проектных решений, таких как:
- система автоматизации делопроизводства и документооборота, основанная на отечественных стандартах и нормах, практике учета документов и контроля исполнения поручений. Она предоставляет разные уровни функциональности для различных категорий сотрудников;
- корпоративное хранилище (архив) электронных документов, обеспечивающее надежную защиту документов от несанкционированного доступа, возможность полнотекстового поиска с учетом языковой морфологии, протоколирование и аудит действий пользователей, связанных с доступом к документам;
- система автоматизации деятельности ведомственных архивов и архивных подразделений организации, функционирующая в соответствии с требованиями Государственной архивной службы РФ. Она обеспечивает подготовку специализированной отчетности ведомственных архивов и поддерживает специальные технологии пакетного ввода бумажных документов в электронный архив;
- система автоматизированной поддержки бизнес-процессов организации, позволяющая определить маршрут движения документов и управлять их потоком.
Технологии внедрения ПО "LanDocs ". После внедрения АС ДОУ дальнейшая стратегия предполагает построение эффективной системы управления проектом, которая должна обеспечить:
- максимальное соответствие достигаемых результатов стратегическим целям проекта;
- повышение точности планирования проекта;
- максимальный контроль со стороны руководства проекта, обеспечивающий возможность выявления и устранения негативных тенденций в реализации проекта на самых разных стадиях;
- минимизацию рисков проекта.
Внедрение проекта осуществляется совместной командой, в которую включаются:
- от создателя программы – руководитель проекта, персонал группы внедрения, работающий на территории заказчика, и персонал группы обеспечения, решающий вопросы технической поддержки ведения документации проекта;
- заказчика – ответственный представитель, имеющий зафиксированное в приказе право оперативно решать все вопросы, связанные с реализацией проекта, и рабочая группа, в которую входят, как правило, специалисты по сопровождению ПО, поддержки ОС, СУБД, электронной почты и т.д., а также специалисты по информационной безопасности и необходимый в проекте персонал функциональных подразделений.
При внедрении используется типовая методика, которая изменяется под специфику конкретного проекта – его масштаб, тип внедрения системы, степень участия персонала от создателя программы в работах по внедрению и т.д. Типовая схема включает следующие этапы – подготовительный, обследование состояния документационного управления, внедрение пилотного проекта (на ограниченном числе рабочих мест), опытную эксплуатацию в пилотной зоне, уточнение правил функционирования системы по результатам опытной эксплуатации системы, гарантийное и послегарантийное сопровождение.
Особое внимание при внедрении систем уделяется документированию проекта. Как правило, по результатам этапа обследования разрабатываются документы "Отчет об обследовании", "Цели, ограничения и риски проекта", "Техническое задание на внедрение системы". При передаче в промышленную эксплуатацию заказчику, как правило, предоставляется проект документа "Инструкция по автоматизированному делопроизводству", а в рамках проектов внедрения безбумажных технологий дополнительно могут быть разработаны "Положение об электронном документе" и "Положение об электронной цифровой подписи".
Рассмотрим одну из характерных автоматизированных систем документационного обеспечения управления, являющуюся представителем первой группы.
Автоматизированная информационная система (АС) "ДЕЛО" полностью соответствует существующей делопроизводственной практике. Во-первых, система может сопровождать традиционно принятый на предприятии электронный документооборот, упорядочивая технологии делопроизводства. Во-вторых, система позволяет существенно расширить рамки традиционной организации документооборота за счет частичного или полного использования функций электронного документооборота и обработки документов на ЭВМ.
АС "ДЕЛО" предназначена для работы с использованием возможностей локальной сети организации, реализована в архитектуре "клиент-сервер" на базе промышленных СУБД и состоит из ряда специализированных автоматизированных рабочих мест (АРМ), сконфигурированных для выполнения основных функций делопроизводства.
АС "ДЕЛО", установленная в организации с территориально распределенной структурой, должна быть связана с другими подобными ей системами посредством электронной почты, поддерживающей интерфейс МАРЕ. В систему включен web-сервер делопроизводства, обеспечивающий руководителям и специалистам простой и эффективный доступ к данным о документах и самим документам с любого локального или удаленного АРМ по сети Интернет (интранет). Стандартная версия системы "ДЕЛО" работает с СУБД "Oracle" и МС "SQL Server". Функции, предоставляемые каждому отдельному пользователю системы, определяются его должностными обязанностями и ролью в документообороте организации.
АРМ регистрации входящих документов обеспечивает централизованную или децентрализованную регистрацию всей поступающей в организацию корреспонденции. При этом на каждый поступивший в организацию документ, независимо от места его регистрации, заводится регистрационная карточка, в которой системой фиксируется входящий номер (индекс). Для каждой подгруппы документов возможна собственная нумерация по правилам, совпадающим с принятым в организации порядком индексации документов.
АРМ контроля осуществляет работы с документами, имеющими поручения с плановыми датами исполнения. Регистрационная карточка контроля документа выделяется соответствующим признаком. При рассылке контрольных поручений документа его регистрационная карточка, в дополнение к рассылке по исполнителя, помещается в папку на контроле. Пользователи, осуществляющие контроль исполнения документов, готовят сводки об исполнение контрольных документов и справки-напоминания по исполнению контрольных документов.
АРМ должностного лица обеспечивает работу сотрудников предприятия, являющихся официальными участниками документооборота – корреспондентами и адресатами документов. В адрес должностных лиц поступают документы, они их визируют и подписывают, дают поручения. Регистрируемые системой должностные лица совсем не обязательно являются ее пользователями. За должностных лиц в системе могут работать пользователи, имеющие соответствующие полномочия (АРМ помощника). Если в системе работают непосредственно сами должностные лица и их помощники, то они должны быть зарегистрированы как пользователи.
АРМ системного технолога поддерживает работу администратора системы. Системный технолог выполняет операции по контролю и исправлению ошибок в работе пользователей, заполнению, дополнению и изменению содержимого справочников систем; настраивает систему на текущие изменения в структуре и документообороте организации. Он осуществляет включение пользователей в систему, распределение прав и привилегий.
АРМ получения справок и отчетов по документам поддерживает работу работника службы делопроизводства, осуществляющего получение различных справок и формирование печатных отчетов, содержащих сведения о документообороте, сводки об исполнении документов.
АРМ работника службы делопроизводства подразделения осуществляет выполнение всех функций, необходимых для сопровождения исполнения документа в соответствующем подразделении.
АРМ регистрации исходящих документов обеспечивает регистрацию исходящей корреспонденции, подписанной должностным лицом, в одном или нескольких структурных подразделениях организации. Вне зависимости от места регистрации исходящего документа ему присваивается регистрационный номер, формируемый по единым для данной подгруппы документов правилам. Включение документа в дело осуществляется путем занесения в регистрационную карточку записи, содержащей наименование дела (согласно справочнику номенклатуры дел), даты и времени списания. Справочник номенклатуры дел заполняется системным технологом в соответствии с ежегодно утверждаемой номенклатурой дел организации.
АРМ рассылки документов позволяет специальному структурному подразделению организации выполнять отправку исходящей корреспонденции. При этом в регистрационную карточку документа проставляются дата и время фактической отправки документа во внешнюю организацию, фиксируется способ отправки (фельдсвязь, почта, телеграмма и т.п.) и номер реестра почтовой службы. Реестры отправки документов могут быть распечатаны для передачи соответствующей почтовой службе вместе с документами. Дополнительно поддерживается возможность формирования конвертов с их последующей надпечаткой.
АРМ системного программиста обеспечивает работу по сопровождению автоматизированной системы делопроизводства.
Автоматизированная система документационного обеспечения управления "ДЕЛО" состоит из четырех подсистем: "делопроизводство", "отчетные формы", "справочники", "администрирование".
Подсистема "Делопроизводство" реализует выполнение основных функций системы и состоит из следующих модулей:
- модуль "Регистрация" позволяет ввести значения реквизитов регистрационной карточки, включая "прикрепление" к карточке файла с текстом документа, установить связи между документами, а также передать документ в модуль "Исполнение";
- модуль "Исполнение" обеспечивает исполнение документа, включая вынесение по документу поручений, оформление отчетов исполнителей, списание документа в дело;
- модуль "Поиск" осуществляет поиск документов в картотеке по назначению реквизитов их регистрационных карточек. Обнаружение документа с помощью поиска необходимо в том случае, если пользователь не знает, в какой картотеке находится документ. Результаты поиска, в частности, могут быть использованы как инструмент контроля исполнения документов или формирование произвольных отчетных сводок (например, формирование списка не исполненных данным должностным лицом документов);
- модуль "Реестр". С его помощью идет обработка документов, подлежащих отправке, включая формирование и распечатку стандартных форм реестров рассылки.
Подсистема "Отчетные формы" формирует список в соответствии с заранее определенными критериями отбора и оформляет их в виде стандартных печатных форм. Подсистемой поддерживается формирование сведений о документообороте, сводки об исполнении контрольных документов, а также сводки напоминаний об исполнении контрольных документов и т.д.
Подсистемой "Справочники" реализуется функция обслуживания справочников системы, таких как справочник организационной структуры учреждения, правил делопроизводства и др.
Подсистема "Администрирование" используется для ведения списка пользователей системы, в котором для каждого пользователя определяются персональный идентификатор и пароль, права доступа к картотекам системы, документам разных грифов допуска, подсистемам и функциям системы. В системе предусмотрена возможность использования электронно-цифровой подписи (ЭЦП) и шифрования.
Введение
Глава I. Основы организации информационных технологий
1.1 Понятие и классификация информационных технологий управления
1.2 Характеристика современных информационных технологий и стратегии их использования
Глава II. Новые информационные технологии на предприятии ОАО «Модель» города Ханты-Мансийска
2.1 Характеристика предприятия ОАО «Модель»
2.2 Использование информационных технологий в бухгалтерии ОАО «Модель»
Заключение
Список использованных источников и литературы
Приложения
Введение
Огромное увеличение объемов информации и большие изменения спроса информации стали предъявлять новые требования к организации информационно-документационного обслуживания в организации.
Стали меняться требования к службам, занимающимся информационно-документационным обеспечением. За рубежом их стали называть службой управления (или менеджмента) информационно-документационными ресурсами, в нашей стране - службой документационного обеспечения управления (ДОУ).
Главным направлением усовершенствования ДОУ, приспособления ее к современным условиям стало использование новейшей компьютерной и телекоммуникационной техники, формирование на ее основе высокоэффективных информационно-управленческих технологий в работе с документами.
Сегодня состояние информационных технологий в ДОУ можно охарактеризовать:
Наличием большого объема баз данных, содержащих информацию о деятельности организации;
Созданием технологий, обеспечивающих интерактивный доступ пользователя к информационным ресурсам;
Расширением функциональных возможностей информационных систем и технологий, обеспечивающих обработку информации, созданием локальных многофункциональных проблемно-ориентированных информационных систем различного назначения;
Одним из основных факторов влияния научно-технического прогресса на все сферы деятельности человека является широкое использование новых информационных технологий. Среди наиболее важных и массовых сфер, в которых информационные технологии играют решающую роль, особое место занимает сфера управления. Под влиянием новых информационных технологий происходят коренные изменения в технологии управления (автоматизируются процессы обоснования и принятия решений, организация их выполнения), повышается квалификация и профессионализм специалистов, занятых управленческой деятельностью.
Сфера применения новых информационных технологий на базе персональных компьютеров и развитых средств коммуникации весьма обширна. Она включает различные аспекты - от обеспечения простейших функций служебной переписки до системного анализа и поддержки сложных задач принятия решений. Персональные компьютеры, лазерная и оптическая техника, средства массовой информации и различного вида коммуникации (включая спутниковую связь) позволяют учреждениям, предприятиям, фирмам, организациям, трудовым коллективам и отдельным специалистам получать в нужное время и в полном объеме необходимую информацию для реализации профессиональных, образовательных, культурных и тому подобных целей.
Объектом исследования являются информационные технологии на предприятии.
Предметом же исследования являются внедрение информационных технологий.
Цель курсовой работы – рассмотреть основные информационные технологии на предприятии.
Для решения поставленной цели необходимо решение следующих задач:
1. указать основные понятия информационных технологий и их классификация;
2. дать характеристику современным информационным технологиям;
3. указать стратегии использования современных информационных технологий в управленческой деятельности
4. дать характеристику предприятия ОАО «Модель» города Ханты-Мансийска;
5. сделать анализ информационного обеспечения ОАО «Модель» города Ханты-Мансийска.
Список литературы можно разделить на две части: на учебные пособия и на статьи в периодических изданиях. К учебным пособиям относятся работы по информационному обеспечению управления, в котором рассматриваются информационные технологии как одно из неотъемлемых составляющих эффективного информационного обеспечения управления. Отдельно можно выделить автора А.Д. Хомоненко (21), которая является самой современной на сегодняшний день по данной теме и содержит информацию об информационных технологиях. Основную разработку данная тема получила в периодических изданиях (13;14). Это статьи, посвященные общим вопросам автоматизации информационного обеспечения управления, а также основам совершенствования документационного обеспечения управления
Курсовая работа состоит из введения, двух глав, заключения, списка использованных источников и литературы.
В первой главе «Основы организации информационных технологии» рассматриваются основные понятия и классификация информационных технологий.
Вторая глава «Новые информационные технологии на предприятии ОАО «Модель» города Ханты-Мансийска» посвящена проведению, внедрению анализа информационных технологий на предприятии ОАО «Модель».
В заключении даны основные выводы по теме исследования, в списке использованных источников и литературы представлено 22 источника.
Глава I. Основы организации информационных технологий
1.1 Понятие и классификация информационных технологий
Сам термин «информационная технология» базируется на понятии «технология», которое является достаточно устойчивым и появилось в научно-техническом обороте в связи с проблемами организации производства.
В одной из современных энциклопедий дается следующее определение данного понятия:
«Технология (от греч. techne – искусство, мастерство, умение) – совокупность методов обработки, изготовления изменения состояния, свойств, формы сырья, материала или полуфабриката, осуществляемых в процессе производства продукции; научная дисциплина, изучающая физические, химические, механические и другие закономерности, действующие в технологических процессах. Технологией называют также сами операции добычи, обработки, транспортировки, хранения, контроля, являющиеся частью общего производственного процесса».
Из трех возможных вариантов определение наиболее близок к информационным технологиям первый вариант.
В понятии «информационная технология» следует выделить три основных составляющих:
Объект воздействия (в приводимом определении – это сырье, материал, полуфабрикат, т.е. материальный ресурс);
Результат воздействия (изменение состояния, свойств, формы объекта воздействия);
Методы воздействия (обработка, изготовление, изменение – процессы, приводящие к искомому результату воздействия) (11, 322).
Расширяя перечень ресурсов, рассматриваемых в качестве объекта воздействия, мы получаем соответствующее расширение и состава технологий: если объектом воздействия является энергия, то мы получаем энергетические технологии (передача энергии, преобразование энергии и т.п.); финансовые ресурсы в качестве объекта воздействия обуславливают финансовые технологии (операции на рынке ценных бумаг, валютные операции, кредитование и т.п.); кадровые (людские ресурсы в качестве объекта воздействия порождают технологии обучения, совместной работы в рамках единых коллективов и т.п.
В этом отношении информация, рассматриваемая как ресурс, обуславливает возникновение информационной технологии. С учетом этого можно сформулировать следующее определение информационной технологии:
Информационная технология – это совокупность методов, производственных процессов и программно-технических средств, объединенных в технологическую цепочку, обеспечивающую сбор, обработку, хранение, распространение и отображение информации с целью снижения трудоемкости процессов использования информационного ресурса, а также повышения их надежности и оперативности(21 С. 11-12).
Информационные технологии характеризуются следующими основными свойствами:
Предметом (объектом) обработки (процесса) являются данные;
Целью процесса является получение информации;
Средствами осуществления процесса являются программные, аппаратные и программно- аппаратные вычислительные комплексы;
Процессы обработки данных разделяются на операции в соответствии с предметной областью;
Выбор управляющих воздействий на процессы должен осуществляться лицами, принимающими решение;
Критериями оптимизации процесса являются своевременность доставки информации пользователю, ее надежность, достоверность, полнота.
Из всех видов технологий информационная технология сферы управления предъявляет самые высокие требования к «человеческому фактору», оказывая принципиальное влияние на квалификацию работника, содержание его труда, физическую умственную нагрузку, профессиональные перспективы и уровень социальных отношений.
С другой стороны информационная технология является наиболее важной составляющей процесса использования информационных ресурсов. К настоящему времени она прошла несколько эволюционных этапов, которые определялись главным образом развитием научно-технического прогресса. Как следствие, в ее названии произошли некоторые изменения за счет присоединении одного из синонимов: новая, компьютерная или современная (21 С.11-12).
Для информатизации общества и бизнеса необходим широкий спектр программно-аппаратных средств, в том числе вычислительной техники и средств связи. Различные технические средства обеспечивают прием и передачу трех основных видов информации (речь, печатный текст, графика) в статике и динамике с максимальным использованием трех чувств восприятия человека (слух, осязание, зрение). Напрямую с человеком связаны относительно громоздкие устройства, обеспечивающие согласование разнообразных человеко-машинных входных и выходных потоков информации (дисплеи, клавиатуры, «мыши», джойстики и иные манипуляторы и многое другое, включая электронные планшеты и табло). Технические средства связи обеспечивают передачу информации во внешней деловой среде. При этом в системе связи используются не только «чистые» устройства связи, но и информационно-коммуникационные компьютеры. На деловом предприятии в зависимости от масштаба и особенностей предпринимательства может использоваться от одного до нескольких тысяч компьютеров для хранения и обработки информации(22 С. 26-27).
