Эксель создание списка. Как сделать сложный выпадающий список в excel? Раскрывающийся список с подстановкой данных

При заполнении ячеек данными, часто необходимо ограничить возможность ввода определенным списком значений. Например, имеется ячейка, куда пользователь должен внести название департамента, указав где он работает. Логично, предварительно создать список департаментов организации и позволить пользователю лишь выбирать значения из этого списка. Этот подход поможет ускорить процесс ввода и уменьшить количество опечаток.

Выпадающий список можно создать с помощью

В этой статье создадим Выпадающий список с помощью () с типом данных Список .

Выпадающий список можно сформировать по разному.

А. Простейший выпадающий список - ввод элементов списка непосредственно в поле Источник

Предположим, в ячейке B 1 необходимо создать выпадающий список для ввода единиц измерений. Выделим ячейку B 1 и вызовем Проверку данных.

Если в поле Источник указать через точку с запятой единицы измерения шт;кг;кв.м;куб.м , то выбор будет ограничен этими четырьмя значениями.

Теперь смотрим, что получилось. Выделим ячейку B 1 . При выделении ячейки справа от ячейки появляется квадратная кнопка со стрелкой для выбора элементов из выпадающего списка .

Недостатки этого подхода: элементы списка легко потерять (например, удалив строку или столбец, содержащие ячейку B 1 ); не удобно вводить большое количество элементов. Подход годится для маленьких (3-5 значений) неизменных списков.
Преимущество : быстрота создания списка.

Б. Ввод элементов списка в диапазон (на том же листе, что и выпадающий список)

Элементы для выпадающего списка можно разместить в диапазоне на листе EXCEL, а затем в поле Источник инструмента указать ссылку на этот диапазон.

Предположим, что элементы списка шт;кг;кв.м;куб.м введены в ячейки диапазона A 1: A 4 , тогда поле Источник будет содержать =лист1!$A$1:$A$4

Преимущество : наглядность перечня элементов и простота его модификации. Подход годится для редко изменяющихся списков.
Недостатки : если добавляются новые элементы, то приходится вручную изменять ссылку на диапазон. Правда, в качестве источника можно определить сразу более широкий диапазон, например, A 1: A 100 . Но, тогда выпадающий список может содержать пустые строки (если, например, часть элементов была удалена или список только что был создан). Чтобы пустые строки исчезли необходимо сохранить файл.

Второй недостаток: диапазон источника должен располагаться на том же листе, что и выпадающий список , т.к. для правил нельзя использовать ссылки на другие листы или книги (это справедливо для EXCEL 2007 и более ранних).

Избавимся сначала от второго недостатка – разместим перечень элементов выпадающего списка на другом листе.

B. Ввод элементов списка в диапазон (на любом листе)

Ввод элементов списка в диапазон ячеек, находящегося в другой книге

Если необходимо перенести диапазон с элементами выпадающего списка в другую книгу (например, в книгу Источник. xlsx ), то нужно сделать следующее:

• в книге Источник. xlsx создайте необходимый перечень элементов;
• в книге Источник.xlsx диапазону ячеек содержащему перечень элементов присвойте , например СписокВнеш;
• откройте книгу, в которой предполагается разместить ячейки с выпадающим списком;
• выделите нужный диапазон ячеек, вызовите инструмент , в поле Источник укажите =ДВССЫЛ("[Источник.xlsx]лист1!СписокВнеш") ;

При работе с перечнем элементов, расположенным в другой книге, файл Источник .xlsx должен быть открыт и находиться в той же папке, иначе необходимо указывать полный путь к файлу. Вообще ссылок на другие листы лучше избегать или использовать Личную книгу макросов Personal.xlsx или Надстройки .

Если нет желания присваивать имя диапазону в файле Источник.xlsx , то формулу нужно изменить на =ДВССЫЛ("[Источник.xlsx]лист1!$A$1:$A$4")

СОВЕТ:
Если на листе много ячеек с правилами Проверки данных , то можно использовать инструмент (Главная/ Найти и выделить/ Выделение группы ячеек ). Опция Проверка данных этого инструмента позволяет выделить ячейки, для которых проводится проверка допустимости данных (заданная с помощью команды Данные/ Работа с данными/ Проверка данных ). При выборе переключателя Всех будут выделены все такие ячейки. При выборе опции Этих же выделяются только те ячейки, для которых установлены те же правила проверки данных, что и для активной ячейки.

Примечание :
Если выпадающий список содержит более 25-30 значений, то работать с ним становится неудобно. Выпадающий список одновременно отображает только 8 элементов, а чтобы увидеть остальные, нужно пользоваться полосой прокрутки, что не всегда удобно.

В EXCEL не предусмотрена регулировка размера шрифта Выпадающего списка . При большом количестве элементов имеет смысл список элементов и использовать дополнительную классификацию элементов (т.е. один выпадающий список разбить на 2 и более).

Например, чтобы эффективно работать со списком сотрудников насчитывающем более 300 сотрудников, то его следует сначала отсортировать в алфавитном порядке. Затем создать выпадающий список , содержащий буквы алфавита. Второй выпадающий список должен содержать только те фамилии, которые начинаются с буквы, выбранной первым списком. Для решения такой задачи может быть использована структура или .

Добавление раскрывающегося списка в таблицу Excel поможет сделать ввод данных более быстрым, предлагая для пользователей список элементов, из которых следует выбрать требуемое вместо того, чтобы выполнять ввод информации каждый раз. Когда вы помещаете такие данные в ячейку электронной таблицы, в ней начинает отображаться стрелка. Вы вводите данные, нажимая на стрелку, после чего выбираете нужную запись. Можно настроить в программе "Эксель" раскрывающийся список в течение нескольких минут, тем самым значительно улучшив скорость ввода данных. Ниже представлено описание этого процесса.

Инструкция для Excel

Откройте таблицу, на странице которой вы желаете создать раскрывающийся список. Создайте перечень пунктов, которые должны быть отражены в списке. Впишите данные в той последовательности, в которой они будут впоследствии открываться. Записи должны быть выполнены в одной и той же строке или столбце, и не должны содержать пустых ячеек.

Чтобы сделать список нужных элементов в отдельном листе, следует щелкнуть ярлычок листа, где вы хотите ввести данные. Выберите тип и затем выделите содержимое, которое появится в списке. Нажмите правой кнопкой мыши по выделенному диапазону ячеек и введите название для диапазона в поле «Имя», после чего выберите «OK». Вы можете защитить или скрыть лист, чтобы другие пользователи не могли вносить изменения в список.

Основы того, как в «Экселе» сделать раскрывающийся список

Нажмите на ячейку, которую вы выбрали для этой цели. Перейдите во вкладку «Данные» в ленте Microsoft Excel. Появится под названием «Проверка данных». Перейдите во вкладку «Настройки» и нажмите «Список» из меню «Разрешить», расположенного в раскрывающемся списке. Нажмите на кнопку-переключатель в меню «Источник». Выберите список элементов, которые вы хотите включить в ваш раскрывающийся список в «Экселе».

Если вы создали имя диапазона в поле «Источник», введите значок равенства, после чего впишите название диапазона.

Необходимые настройки для создания

Установите или снимите флажок в графе «Игнорировать пустые» в зависимости от того, может ли ячейка, содержащая раскрывающийся список, оставаться пустой.

Перейдите на вкладку "Ввод сообщения", чтобы отобразить окно сообщения, открывающееся при нажатии Убедитесь, что флажок напротив пункта меню "Показать входное сообщение при выборе ячейки" установлен, и введите заголовок. Так вы выполните все указания по тому, как в "Экселе" сделать раскрывающийся список.

Перейдите на вкладку "Ошибка оповещения" для отображения сообщения об ошибке, если будут введены неправильные данные. Убедитесь, что предупреждение «Показать ошибку» включено путем установки соответствующего флажка.

Нажмите "OK" для того, чтобы были сохранены критерии проверки и создан раскрывающийся список.

Как в «Экселе» сделать раскрывающийся список - полезные примечания

Если выпадающая запись в списке больше, чем размер клетки, содержащей данный список, вы можете изменить ширину ячейки, чтобы просматривать весь текст.

Чтобы удалить раскрывающейся список, выберите ячейку, содержащую его. Перейдите на вкладку «Данные» в ленте Microsoft Excel. Нажмите кнопку «Проверка данных» из группы «Работа с данными». Перейдите на вкладку «Настройки», нажмите кнопку «Очистить все», а затем - «OK».

Как можно увидеть, руководство о том, как в «Экселе» сделать раскрывающийся список, является достаточно простым. Данная инструкция не требует каких-либо специальных знаний, необходимо лишь на начальном уровне уметь работать с электронными таблицами. Также стоит отметить, что в различных версиях программы «Эксель» пункты меню могут иметь некоторые различия с вышеуказанными, это следует учитывать при работе.

Многие пользователи даже не догадываются, что всем известный табличный редактор Excel обладает такими функциями и имеет такие инструменты, которые далеко выходят за рамки основной цели использования программы - редактирования таблиц. В этой статье будет рассказано об опции выбора из Другими словами, расскажем, как создавать выпадающие списки в ячейках таблицы.

Способ 1: создаем дополнительный список

Если вы хотите сделать в ячейке Excel список выбора, то проще всего воспользоваться этим способом, подразумевающим простое создание выпадающего списка. Кстати, будет рассказано о двух его вариациях, поэтому прочтите до конца, чтобы во всем разобраться.

Шаг 1: подготавливаем данные

Предварительно необходимо в отдельном диапазоне ячеек создать таблицу с данными, которые будут в будущем находиться в выпадающем списке. Разберем все на примере продуктов. Итак, мы имеем список из семи товаров, если быть точнее, то продуктов. Эту табличку мы создадим чуть правее от основной таблицы, в рамках которой будут созданы выпадающие списки.

Если вы не хотите, чтобы таблица с данными находилась на том листе, что и основная, вы можете создать ее на отдельном листе. Роли это не сыграет.

Шаг 2: вводим имя диапазона

Чтобы использовать опцию выбора из списка в Excel, предварительно надо ввести имя диапазона с данными для будущего списка. Делается это довольно просто:

1. Выделите ячейки, в которых находятся в данном случае наименования товаров.
2. Нажмите правой кнопкой мыши (ПКМ) по выделению.
3. Выберите из меню опцию «Присвоить имя».
4. В появившемся окне в поле «Имя» введите название диапазона. Оно может быть абсолютно любым.
5. Нажмите «ОК».

Второй шаг выполнен. Созданный нами только что диапазон ячеек облегчит создание списка в будущем.

Шаг 3: делаем выпадающий список

Теперь можно переходить непосредственно к использованию опции выбора из списка в Excel. Делается это следующим образом:

1. Выделите нужный диапазон ячеек, в котором будут располагаться выпадающие списки.
2. Перейдите на вкладку «Данные».
3. В группе инструментов «Работа с данными» нажмите по кнопке «Проверка данных».
4. В появившемся окне на вкладке «Параметры» выберите из выпадающего списка «Тип данных» значение «Список».
5. Введите в поле «Источник» название ранее созданного диапазона ячеек, предварительно поставив знак равенства. В нашем случае - «=Продукты».
6. Нажмите «ОК».

Сразу после этого в выбранных ячейках появятся выпадающие списки. Это был первый способ его создания, перейдем ко второму.

Способ 2: создание выпадающего списка через меню «Разработчика»

Вполне возможно, что предыдущая инструкция показалась вам непонятной, и вы столкнулись с трудностями при создании в ячейке таблицы элемента выбора значения из списка в Excel. Второй метод реализации может стать достойной альтернативой.

Как создать выпадающий список в ячейке листа при помощи меню «Разработчика»? Как и в предыдущий раз, для лучшего понимания все действия будут поделены на этапы.

Шаг 1: включаем меню «Разработчика»

Итак, в первую очередь необходимо активировать меню «Разработчика», так как по умолчанию его нет среди прочих вкладок.

1. Нажмите по кнопке «Файл».
2. Нажмите по кнопке «Параметры».
3. В появившемся одноименном окне перейдите в раздел «Настройка ленты».
4. В области «Основные вкладки» установите отметку напротив пункта «Разработчик».
5. Нажмите «ОК».

Нужная панель инструментов активирована, теперь можно приступать к созданию списка.

Шаг 2: вставляем выпадающий список

Нужно создать непосредственно сам элемент «Выпадающий список». Для этого:

1. Перейдите на добавленную вкладку «Разработчик».
2. На листе создайте список товаров, который будет использоваться для создания выпадающего списка.
3. Нажмите по кнопке «Вставить» и в дополнительном меню выберите пункт «Поле со списком».
4. Кликните по той ячейке, где будет располагаться сам список.

Уже на этом этапе нужный элемент появится, но, если нажать по нему, откроется пустой список. Соответственно, надо добавить в него продукты.

Шаг 3: задаем необходимые параметры

Чтобы добавить в выпадающий список пункты, необходимо:

1. На панели инструментов нажать по кнопке «Режим конструктора».
2. Затем нажать кнопку «Свойства элемента управления», располагающуюся рядом.
3. В появившемся окне со свойствами в графе ListFillRange введите диапазон ячеек, в котором находятся пункты будущего выпадающего списка.
4. Теперь нажмите ПКМ по выпадающему списку и в меню выберите «Объект ComboBox», а в подменю Edit.

Сразу же после этого в выпадающий список будут внесены указанные пункты. Вот так просто можно выполнить выбор из списка в Excel вторым методом.

Способ 3: создание связанного списка

Для выбора нескольких значений выпадающий список в Excel подходит лучше всего, но порой бывает потребность во взаимосвязи нескольких таких списков. К счастью, программа это позволяет делать, и далее будет предоставлена подробная пошаговая инструкция с детальным описанием всех действий.

Шаг 1: создаем дополнительный список

Первостепенно необходимо создать основной выпадающий список. На этом долго останавливаться не будем, так как конструкция полностью аналогична той, что была описана в первом способе. Скажем только, что связывать мы будем наименование товара с его весом. Рекомендуется создать наименование диапазонов с мерами товаров (г, кг, мл, л).

Шаг 2: Связываем первый список со вторым

Ну а теперь перейдем непосредственно к основному - к созданию второго элемента «Выбора из списка» в Excel, который будет связан с первым.

1. Установите курсор в той ячейке, где будет располагаться второй список.
2. Откройте окно «Проверки вводимых значений», нажав на вкладке «Данные» по кнопке «Проверка данных».
3. В появившемся окне на вкладке «Параметры» выберите из выпадающего списка «Тип данных» пункт «Список».
4. В поле для ввода «Источник» введите формулу «ДВССЫЛ», ссылающуюся на первый список. В данном случае она будет выглядеть следующим образом: «=ДВССЫЛ($B3)».
5. Нажмите «ОК».

Второй список создан. Он привязан к первому, что означает, что, выбрав значение в данном случае продукта, вам необходимо будет выбрать также и его меру. Чтобы не создавать такие же списки в других ячейках, выделите уже добавленные и потяните за нижний правый угол выделения вниз, тем самым заполнив все нужные ячейки.

Заключение

Опция выбора из списка в Excel довольно полезна, это можно было понять из всего вышесказанного. Но куда важнее то, что для ее создания не требуется обладать глубокими знаниями в использовании табличного процессора. Тем более есть даже три способа реализации данной функции, а с помощью описанных инструкций у вас не должно возникнуть особых проблем при их выполнении.

Табличный редактор от компании Microsoft пользуется огромной популярностью. Такого успеха удалось добиться благодаря самому обширному функционалу среди всех редакторов, представленных на рынке программного обеспечения. Microsoft Excel является самым функциональным из них, но при этом он ещё и достаточно простой в использовании.

В любом случае, как бы то ни было, большинство пользователей даже не десятой части всего функционала не используют. Сегодня мы хотим рассказать Вам об одной интересной возможности – о создании раскрывающихся списков в Экселе. Наиболее часто они требуются для ведения баз данных небольших предприятий, поэтому если хотите сэкономить на услугах секретарши со знанием офисных программ – запоминайте!

Создаем раскрывающийся список в Экселе: способ первый

В данном случае мы воспользуемся инструментом «Проверка данных», который сделает часть работы по созданию списка за нас. Итак, приступим:

Заметьте, насколько легко пользоваться программой Excel – любые задачи решаются действительно в несколько кликов, достаточно потратить порядка пары минут на изучение функционала. Именно по этой причине MS Office, как пакет офисных программ, является самым продвинутым и популярным на рынке.

Есть и более быстрый способ создания выпадающего списка, однако, у него присутствует небольшой минус – такой список может быть расположен исключительно под элементами, которые должны в нём выводиться.

Создаем раскрывающийся список в Excel: способ второй

Если Вас не смущает сказанное выше, в частности, расположение списка под элементами, то можете сэкономить на его создании пару минут. Нужно проделать следующие действия:

Как видите, здесь всё в разы проще, но есть ряд ограничений и с ними придётся мириться, поэтому если Вам важен функциональный список, то лучше всего пользоваться первым вариантом – он значительно более продвинутый.

Поздравляем, сегодня Вы научились делать раскрывающиеся списки в Экселе двумя стандартными методами, без подключения дополнительных модулей.

Если Вам приходится работать с книгой Excel, в которой постоянно фигурирует один и тот же список данных, или может быть Вы просто не хотите множество раз использовать действие Копировать > Вставить , то было бы очень удобно иметь заранее настроенный и сохранённый список, чтобы Excel мог помочь Вам в работе. Использование настраиваемых списков – это хорошее решение для данной ситуации. Далее я покажу, как создать настраиваемый список в Excel.

Создаем пользовательский список в Excel

Я продемонстрирую это на примере списка школьных клубов. Мне нужно вести учёт денег на балансе каждого из них, а также наметить ежедневный бюджет. Я начал с того, что ввёл названия клубов, – это та информация, которая мне будет нужна постоянно.

В этот момент я бы также запустил проверку орфографии, это делается простым нажатием F7 .

Затем я выделил эту область, нажал на кнопку Office и в нижней части открывшегося меню щелкнул по Excel Options (Параметры Excel).

В разделе Popular (Общие) Вы найдёте пункт Create lists for use in sorts and fills sequences (Создавать списки для сортировки и заполнения) – кликните по Edit Custom Lists (Изменить списки).

Если Вы работаете в Excel 2010, то Вам нужен другой маршрут. Откройте вкладку File (Файл) и нажмите Options (Параметры). Затем пролистайте вниз, найдите кнопку Edit Custom Lists (Изменить списки).

Далее откроется диалоговое окно, в котором можно добавить информацию, которую планируется использовать многократно. Если Вы посмотрите на списки, уже подготовленные Microsoft, то увидите среди них те, которыми все так часто пользуются. Они не могут быть изменены или удалены. Однако, если Вы захотите удалить или изменить созданный Вами список, это можно сделать в любой момент. Для этого кликните по своему списку и делайте с ним что захотите.

Создаем список с нуля

У меня есть два способа, как создать настраиваемый список. Я могу создать его вручную, введя каждое значение в поле List entries (Элементы списка) и нажав Add (Добавить). Если Вы выберете этот путь, то столкнетесь с некоторыми ограничениями. Поле List entries (Элементы списка) позволяет ввести не более 255 символов. Будьте внимательны к тому, из скольких символов состоит каждая Ваша запись!

Подсказка: Если вы планируете вводить список в поле List entries (Элементы списка) вручную, не ставьте лишние пробелы между элементами. Если пробелы будут стоять до или после элемента, то Microsoft их просто не станет учитывать, а если между словами одного элемента, то все они будут сохранены.

Создание списка из существующего диапазона данных

Другой способ добавить элементы в настраиваемый список – импортировать данные. Если Вы выделите их прежде чем откроете окно меню, выбранный диапазон будет автоматически вставлен в соответствующее поле. Вам останется только нажать Import (Импорт) и Excel создаст список из содержащегося в ячейках текста. Если Вы не выделили текст заранее, поставьте курсор в поле рядом с кнопкой Import (Импорт) и выделите ячейки с данными для нового списка.

Помните, у нас было ограничение на количество символов, которое можно ввести в поле List entries (Элементы списка)? Только не при импорте! Теперь максимальный размер списка где-то 2000 символов! Нажмите ОК , чтобы закрыть окно с параметрами списка, и ещё раз ОК , чтобы закрыть окно параметров Excel.

Для пользовательского списка можно импортировать только текстовые значения. Если Вам нужно создать настраиваемый список с календарными датами или числами, то придётся использовать поле List entries (Элементы списка).

Вот некоторые моменты, которые Вы должны знать о настраиваемый списках… Все списки привязываются к компьютеру. Их настройки сохраняются на том компьютере, на котором Вы в данный момент работаете. Если Вы возьмёте файл с рабочего компьютера, чтобы поработать с ним дома, то придётся еще раз создать такой же пользовательский список на домашнем компьютере. Если Вы использовали настраиваемый список, чтобы сделать сортировку, то его элементы останутся в ячейках Excel, но среди списков он показан не будет.

Использование пользовательских списков в Excel

Итак, наш настраиваемый список готов к использованию. Выделите ячейку и введите с клавиатуры любой элемент этого списка. Нажмите на маркер автозаполнения (небольшой квадратик в правом нижнем углу ячейки), и потяните за него, чтобы продолжить последовательность. Чуть правее я вписал “Monday”, затем нажал на маркер и потянул вправо, Excel заполнил ячейки автоматически.

Замечательное свойство этой функции состоит в том, что Excel одинаково заполнит как столбец, так и строку, как в прямом направлении, так и в обратном, начнёте Вы с первого элемента списка, с середины или с последнего элемента… Как только Вы щелкните и начнете протаскивать мышь, Excel определит, что Вы хотите сделать, и вставит соответствующие данные.

Сортировка по пользовательскому списку

Одна из приятных возможностей, которую дает работа с настраиваемыми списками, – это возможность упорядочить данные по любому из списков, сохранённых на Вашем компьютере. Кликните по одному или нескольким столбцам, затем нажмите Sort & Filter (Сортировка и фильтр), раскройте выпадающее меню Order (Порядок), кликните Custom List (Настраиваемый список) и выберите список, по которому желаете выполнить сортировку.

Сортировка может включать более одного столбца. Если Вы хотите добавить ещё один уровень и упорядочить сначала по месяцам, а затем по номеру счёта, то можете кликнуть Add Level (Добавить уровень) и определить, каким образом должны отображаться данные. Когда закончите, нажмите ОК . Теперь информация упорядочена по выбранному списку!

Все достаточно просто! Применение пользовательских списков очень удобно особенно для тех, кто хочет избежать многократного копирования и вставки данных. Если Вы знаете, что есть набор данных, который в любой момент может понадобиться, почему бы не сделать из него настраиваемый список? Кто знает, возможно это сохранит Вам гораздо больше времени, чем Вы можете предположить… и оставит шефа с мыслью, что Вам пришлось изрядно потрудиться. Пусть он так думает.