Отчеты, как и формы, являются производными объектами Access, основанными на таблицах или запросах. Формы – удобное средство для оперативного просмотра данных, но основное их предназначение – обеспечить ввод и редактирование данных. После ввода данных в таблицы с помощью форм, облегчающих ввод, вам может потребоваться вывести данные в систематизированном виде. Для представления данных в удобном и простом для восприятия виде используются отчеты. Вывод данных с помощью отчетов. Общие положения. Как и любой объект Access, можно создать отчет вручную или с помощью Мастера отчетов (рекомендуется для создания чернового варианта отчета). Отчет создается на основе таблицы (нескольких таблиц) или запроса. Процесс создания нового отчета аналогичен созданию любого объекта Access, т.е. надо просто выбрать объект базы данных Отчет – Создать и далее в диалоговом окне Новый отчет выбрать режим создания отчета.

Для защиты БД Ассеss использует файл рабочих групп systеm.mdw (рабочая группа - это группа пользователей, которые совместно используют ресурсы сети), к которому БД на рабочих станциях подключаются по умолчанию. Файл рабочих групп содержит учётные записи пользователей и групп, а также пароли пользователей. Учётным записям могут быть предоставлены права на доступ к БД и её объектам, при этом сами разрешения на доступ хранятся в БД. Для обеспечения защиты БД Ассеss необходимо создать рабочую группу, используя файл - администратор рабочих групп wrkgаdm.еxе. При создании уникальной рабочей группы задается имя пользователя, название организации и код рабочей группы. Файл рабочей группы MS Ассеss содержит следующие встроенные учётные записи: 1. Аdmins - стандартная учётная запись пользователя. Данные записи являются одинаковыми для всех экземпляров Мs Ассеss; 2. Аdmin - учётная запись группы администратора - является уникальной в каждом файле рабочей группы; 3. Usеrs - содержит учётные записи пользователей. Для создания файла рабочих групп необходимо выйти из Ассеss и в папке systеm или systеm32 в каталоге windоws найти файл рабочей группы и создать новую рабочую группу (может быть до 20 цифровых или буквенных обозначений). Группа Аdmins может содержать произвольное число пользователей, но владелец объекта всегда один (владельцем объекта может быть учётная запись, которая создавала объект или которой были переданы права на его использование). Так как чтение записи Аdmin возможно для всех рабочих групп и данные учётные записи являются одинаковыми, то пользователя АDМIN необходимо удалить из группы администраторов, для чего следует создать новую учётную запись администратора и задать пароль на его учётные записи и на учетные записи владельца. Зашифровать и дешифровать базу данных могут только её владелец и члены группы Admins. Для шифрования Jet использует алгоритм RSA (назван по первым буквам фамилий его изобретателей: Rivest, Shamir, Adelman) с ключом на основе идентификатора рабочей группы. У шифрования базы данных имеется два негативных побочных эффекта. Во-первых, снижается её быстродействие - по оценкам Microsoft, процентов на 10-15. Во-вторых, зашифрованную базу данных нельзя сжимать такими программами, как PKZip, LHA, Stacker и DriveSpace. Точнее, сжимать можно, только в этом нет смысла - её размер уменьшится незначительно. Разграничение прав доступа пользователей Разрешения к доступу называются явными, если они принадлежат или присвоены учётной записи пользователя.

Пример создания защиты данных в MS Access:

Рис.4 Создание защиты данных

Создание отчетов в СУБД MS Access. Оформление отчетной документации по MS Access. Защита проектов по СУБД MS Access.

Система безопасности БД должна обеспечивать физическую целостность БД и защиту от несанкционированного вторжения с целью чтения содержимого и изменения данных. Защита БД производится на двух уровнях: - на уровне пароля; -на уровне пользователя (защита учетных записей пользователей и идентифицированных объектов). Для защиты БД Ассеss использует файл рабочих групп systеm.mdw (рабочая группа - это группа пользователей, которые совместно используют ресурсы сети), к которому БД на рабочих станциях подключаются по умолчанию. Файл рабочих групп содержит учётные записи пользователей и групп, а также пароли пользователей. Учётным записям могут быть предоставлены права на доступ к БД и её объектам, при этом сами разрешения на доступ хранятся в БД. Для обеспечения защиты БД Ассеss необходимо создать рабочую группу, используя файл - администратор рабочих групп wrkgаdm.еxе. При создании уникальной рабочей группы задается имя пользователя, название организации и код рабочей группы. Файл рабочей группы MS Ассеss содержит следующие встроенные учётные записи: 1. Аdmins - стандартная учётная запись пользователя. Данные записи являются одинаковыми для всех экземпляров Мs Ассеss; 2. Аdmin - учётная запись группы администратора - является уникальной в каждом файле рабочей группы; 3. Usеrs - содержит учётные записи пользователей. Для создания файла рабочих групп необходимо выйти из Ассеss и в папке systеm или systеm32 в каталоге windоws найти файл рабочей группы и создать новую рабочую группу (может быть до 20 цифровых или буквенных обозначений).

Пример создания отчетов в MS Access:

Рис.5 Создание отчетов

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

На учебной практике УП 04.01. и УП 04.02. мною были закреплены знания по дисциплинам: МДК 04.01. «Работа с аппаратным обеспечением ЭВМ и ПК» и МДК 04.02. «Работа с программным обеспечением ЭВМ и ПК». Мною был повторен такой материал, как: внешняя архитектура компьютера, подключение устройств, настройка программ и интерфейсов, работа с программами- редакторами и др.

На практике были изучены и расписаны следующие темы:

1. Создание презентации

Базы данных: Создание отчетов в СУБД MS Access 2007

Практикум нацелен на формирование компетенции студента манипулировать информационными ресурсами средствами СУБД, представлять содержание прикладных и информационных процессов.

Основные понятия

База данных (БД) – поименованная совокупность взаимосвязанных данных, отображающая состояние объектов и их отношений в некоторой предметной области, и используемая для удовлетворения информационных потребностей пользователей. Базы данных в СУБД МS Access принадлежат к типу реляционных баз данных. В таких базах данных сведения, относящиеся к различным вопросам, сохраняются в отдельных таблицах, между которыми установлены связи.

База данных – файл, состоящий из таблиц и других информационных объектов.

Таблица – информационная объект, состоящий из записей. Таблица – это фундаментальная структура данных, основной информационный объект в СУБД.

Запись – это полный набор данных об определенном объекте реального мира: клиенте, книге, событии и т.д. Запись представляется в виде строки. Структура всех записей таблицы одинакова. Количество записей в таблице является переменным.

Поле – это набор данных одного типа в таблице, например, фамилии всех сотрудников. Для представления поля используется столбец. Поле имеет имя и значения.

Отчет – информационный объект, хранящий данные таблиц или запросов в виде отформатированного документа, готового к печати.

Составной отчет – отчет, отображающий связанные данные при помощи подчиненного отчета или подтаблицы.

Элемент управления в отчете – объект в отчете, улучшающий интерфейс пользователя при работе с данными, например, кнопка, переключатель, вкладка и пр.

Присоединенный элемент управления – элемент управления, источником данных которого служит поле таблицы или запроса. Присоединенный элемент управления служит для отображения значений полей базы данных.

Свободный элемент управления – элемент управления, не имеющий источника данных (например, поля или выражения). Свободные элементы управления используются для вывода на экран сведений, линий, прямоугольников и рисунков. Примером свободного элемента является надпись, которая отображает заголовок в отчете.

Практикум содержит пошаговые инструкции создания отчетов различных видов, выполнения операций простого поиска данных, фильтрации и сортировки данных, изменения структуры отчета, вставки в отчеты дополнительных элементов управления данными, а также включает задания для самостоятельного выполнения.

Начало работы

Для получения представления об отчетах базы данных предлагается открыть в СУБД MS Access учебную базу данных «Борей 2007».

Открытие базы данных

Для открытия базы данных «Борей 2007» необходимо:

1. Запустить Microsoft Access, щелкнув на кнопке Пуск.

2. Выбрать «Все программы», затем Microsoft Office, затем Microsoft Access 2007. Откроется окно Microsoft Access 2007.

Если на Вашем компьютере база данных «Борей 2007» открывается не в первый раз, то на экране Вы увидите окно заставки БД «Борей 2007»;

Если в первый раз, то MS Access сначала выполнит ее загрузку. Для начала загрузки нужно щелкнуть командную кнопку «Загрузка» и следовать инструкциям.

Открывается окно базы данных «Борей 2007».

Закрывается база данных обычным для MS Office способом: в системном меню, содержащем команды работы с файлом, выбрать «Закрыть базу данных».

Задание 1. Запустите MS Access 2007. Откройте базу данных «Борей 2007». Закройте ее. Снова откройте базу данных «Борей 2007».

Особенности интерфейса MS Access 2007

В MS Access 2007 отличный от предыдущих версий интерфейс. Меню и панели инструментов заменяет лента меню с разными вкладками: Главная, Создание, Внешние данные, Работа с базой данных.

На вкладках размещаются инструменты или группы инструментов (группа помечена значком «треугольник»), в которую можно войти.

Рис. 1. Лента меню MS Access 2007 с вкладками

Также в зависимости от того, с каким объектом базы данных Вы работаете, появляются автоматически контекстные инструменты, например, при работе с формами появляются контекстные инструменты для формы.

Под лентой расположены слева Область перехода, а справа Окно редактирования, в котором отображается редактируемый объект.

Рис. 2. Окно базы данных «Борей 2007»

В Области переходов находятся все объекты Access (таблицы, формы, запросы, отчеты и т.д.). В списке «Все объекты Access» можно выбрать требуемый объект. При двойном щелчке на имени объекта в Области переходов этот объект будет отображаться в Окне редактирования на своей вкладке.

Объекты базы данных

База данных содержит данные в объектах следующих видов: таблица, запрос, форма, отчет, макрос и модуль. Фундаментальной структурой хранения данных является таблица. Все остальные виды объектов являются производными от таблицы:

Запрос хранит данные таблиц, удовлетворяемые какому-либо критерию, заданному пользователем в ходе составления команды на выборку данных.

Форма хранит данные таблиц или запросов в виде совокупности экранных карточек, каждая из которых отображает содержимое одной записи таблицы или запроса, что удобно при обновлении данных в таблицах.

Отчет хранит данные таблиц или запросов в виде текстового документа, пригодного для печати.

Макрос хранит совокупность операций обработки данных, которые можно запускать одним нажатием клавиши Enter, что удобно при необходимости часто выполнять одни и те же типовые операции.

Модуль хранит программу обработки данных, написанную на языке программирования, чаще всего на языке, встроенном в MS Access, Access Basic.

Объекты базы данных в Области перехода сгруппированы, и Вы видите названия групп. Чтобы увидеть содержимое группы, нужно щелкнуть на названии группы. Второй щелчок свернет список группы до ее названия.

Задание 2 . Сверните и разверните списки групп в Области перехода.

В силу того, что таблицы являются основной структурой хранения данных, во избежание их повреждения и для обеспечения удобства работы с данными, пользователь работает с производными видами объектов. В БД «Борей 2007» формы «Клиенты и заказы», «Запасы и закупки», «Поставщики», «Доставка», «Отчеты», «Сотрудники» явным образом представлены в Области перехода.

Таблицы и другие виды объектов скрыты в Области перехода в группе «Вспомогательные объекты».

В группе «Неназначенные объекты» хранятся объекты, создаваемые пользователем дополнительно. Например, здесь можно сохранить созданные Вами запросы.

Обратите внимание, что разные виды объектов обозначены разными значками:

Можно изменить представление объектов в Области перехода на привычный, применяемый в ранних версиях MS Access. Для этого нужно щелчком на значке списка (▼) в заголовке Области перехода развернуть список фильтров объектов и выбрать «Все объекты Access».

Задание 3 . Просмотрите содержимое группы «Вспомогательные объекты». Откройте разные виды объектов, просмотрите их содержание. Закройте группу «Вспомогательные объекты». Измените представление объектов в Области перехода, чтобы сгруппировать объекты по видам: таблицы, запросы, формы, макросы, модули.

Область перехода можно свернуть и развернуть щелчком на кнопке с двойными стрелками (<<) или (>>) в верхнем правом углу панели.

Задание 4 . Сверните и разверните Область перехода.

Окно редактирования сейчас занято заставкой. Заставку можно убрать щелчком на кнопке (Х) справа от ярлыка «Заставка».

Вывести ее можно в Области перехода из группы «Вспомогательные объекты», далее форма «Заставка».

Задание 5 . Закройте заставку БД «Борей 2007».

Все таблицы базы данных связаны между собой. Связи между таблицами Вы можете посмотреть, если откроете схему данных, выбрав «Схема данных» на вкладке меню «Работа с базами данных».

Закрыть схему данных можно щелком на кнопке «Закрыть» вкладки меню «Конструктор».

Задание 6 . Откройте и закройте схему данных.

Справочная система MS Access 2007

Как любое приложение MS Office СУБД MS Access 2007 имеет свою справочную систему. Для того, чтобы ее открыть, нужно:

1. В правой части строки меню щелкнуть на кнопке (?).

2. В окне «Справка: Access» войти в нужный раздел справки в нижней части окна или в строке поиска ввести поисковый контекст и нажать Enter.

Задание 7 . Откройте справочную систему MS Access 2007. Откройте раздел «Формы и отчеты». Просмотрите содержание раздела. Закройте справочную систему.

Открытие отчета и просмотр данных

62. Формы, отчеты, запросы в субд Access, их назначение, методы создания.

Запросы. Эти объекты служат для извлечения данных из таблиц и предоставления их пользователю в удобном виде. С помощью запросов выполняют такие операции как отбор данных, их сортировку и фильтрацию. С помощью запросов можно выполнять преобразования данных по заданному алгоритму, создавать новые таблицы, выполнять автоматическое наполнения таблиц данными, импортированными из других источников, выполнять простейшие вычисления в таблицах и многое другое.

Особенность запросов состоит в том, что они черпают данные из базовых таблиц и создают на их основе временную результирующую таблицу (моментальный снимок ) – образ отобранных из базовых таблиц полей и записей. Если хотят подчеркнуть факт «временности» этой таблицы, то ее еще называют моментальным снимком. Когда мы работаем с основными таблицами базы, мы физически имеем дело с жестким диском, то есть с очень медленным устройством. Когда же на основании запроса мы получаем результирующую таблицу, то имеем дело с электронной таблицей, не имеющей аналогов на жестком диске, - это образ отобранных полей и записей. Основной принцип состоит в том, что от базовых таблиц никакой упорядоченности не требуется. Все

записи в основные таблицы вносятся только в естественном порядке по мере их поступления, то есть в неупорядоченном виде. Работа с образом происходит быстрее и эффективнее, нежели с таблицами, хранящимися на жестком диске.

Обновление БД тоже можно осуществить посредством запроса. В базовые таблицы все данные вносятся в порядке поступления, т.е. они не упорядочены. Но по соответствующему запросу можно получить отсортированные и отфильтрованные нужным образом данные.

Формы. Если запросы – это специальные средства для отбора и анализа данных, то формы – это средства для ввода данных. Смысл их тот же – предоставить пользователю средства для заполнения только тех полей, которые ему заполнять положено. Одновременно с этим в форме можно разместить специальные элементы управления (счетчики, раскрывающиеся списки, переключатели, флажки и прочее) для автоматизации ввода. Преимущества форм раскрываются особенно наглядно, когда происходит ввод данных с заполненных бланков. В этом случае форму делают графическими средствами так, чтобы она повторяла оформление бланка – это заметно упрощает работу наборщика, снижает его утомление и предотвращает появление печатных ошибок.

Отчеты. По своим свойствам и структуре отчеты во многом похожи на формы, но предназначены только для вывода данных, причем для вывода не на экран, а на принтер. В связи с этим отчеты отличаются тем, что в них приняты специальные меры для группирования выводимых данных и для вывода специальных элементов оформления, характерных для печатных документов.

63. Характеристика, назначение современных субд.

Microsoft Access 2003, 32-разрядная СУБД реляционного типа, работающая в среде Windows 2003 /T/XP и более поздних версиях. Этот программный продукт является составной частью интегрированного пакета Microsoft Office Professional, относительно прост в изучении и использовании, одинаково подходит как для начинающих пользователей, так и для профессионалов. К основным хар-кам СУБД Access относятся:

Графический многооконный интерфейс, позволяющий в диалоговом режиме создавать таблицы, формы, запросы, отчеты и макросы

Наличие развитых диалоговых средств конструирования (таблиц, форм, запросов, отчетов, макросов)

Наличие специальных инструментальных средств, автоматизирующих работу, называемых мастерами

Наличие средств соблюдения целостности данных на уровне базы данных

Наличие средств обеспечения безопасности данных (защита паролем, ограничение уровня доступа и возможность работы в многопользовательских системах)

Использование объектной технологии OLE для внедрения в базу данных объектов различной природы (текстов, электронных таблиц, рисунков)

Наличие собственного языка программирования Visual Basic, объектно-ориентированного языка для разработки приложений пользователя, обладающего свойством автономности от СУБД и переносимости в другие приложения MS Office

Полная поддержка языка запросов SQL

Возможность интеграции данных из разных СУБД.

Следует более подробно рассмотреть программные продукты компании Microsoft. Наиболее интересной чертой этих пакетов являются их большие возможности интеграции, совместной работы и использования данных, так как данные пакеты являются продуктами одного производителя, а также используют сходные технологии обмена данными.

Visual FoxPro отличается высокой скоростью, имеет встроенный объектно-ориентированный язык программирования с использованием диалектов xBase и SQL (Эти диалекты встроены во многие СУБД). Имеет высокий уровень объектной модели. При использовании в вычислительных сетях обеспечивает как монопольный, так и раздельный доступ пользователей к данным.

Access входит в состав самого популярного пакета MS Office. Основные преимущества: знаком многим конечным пользователям и обладает высокой устойчивостью данных, прост в освоении, может использоваться непрофессиональным программистом, позволяет готовить отчеты из баз данных различных форматов. Программный пакет Access предназначен для создания отчетов произвольной формы на основании различных данных и разработки‚ некоммерческих приложений.

Visual Basic - это универсальный объектно-ориентированный язык программирования, диалекты которого встроены в Access, Visual FoxPro. Преимущества: универсальность, возможность создания компонентов OLE, невысокие требования к аппаратным ресурсам ЭВМ. Применяется для создания приложений средней мощности, не связанных с большой интенсивностью обработки данных, разработки компонентов OLE, интеграция компонентов MS Office.

Visual С++ - наиболее мощный объектно-ориентированный язык программирования, обладает неограниченной функциональностью. Этот язык предназначен для создания компонентов приложений для выполнения операций, критичных по скорости.

SQL Server - сервер баз данных, реализует подход клиент-сервер и взаимодействует с указанными пакетами. Главные достоинства: высокая степень защиты данных, мощные средства для обработки данных, высокая производительность. Область применения: хранение больших объемов данных, хранение высокоценных данных или данных, требующих соблюдения режима секретности.

Указанные программные продукты имеют возможности визуального проектирования интерфейса пользователя, то есть разработчик из готовых фрагментов создает элементы интерфейса, программирует только их изменения в ответ на какие-либо события.

Как и любой объект ccess можно создать отчет вручную или с помощью Мастера отчетов рекомендуется для создания чернового варианта отчета. Процесс создания нового отчета аналогичен созданию любого объекта ccess т. надо просто выбрать объект базы данных Отчет – Создать и далее в диалоговом окне Новый отчет выбрать режим создания отчета. Режим Конструктор лучше использовать для модификации настройки отчета созданного вчерне с помощью Мастера или Автоотчета.

Если эта работа Вам не подошла внизу страницы есть список похожих работ. Так же Вы можете воспользоваться кнопкой поиск

Тема:

СУБД MS Access. Отчеты.

Отчеты, как и формы, являются производными объектами Access, основанными на таблицах или запросах. Формы – удобное средство для оперативного просмотра данных, но основное их предназначение – обеспечить ввод и редактирование данных. После ввода данных в таблицы с помощью форм, облегчающих ввод, вам может потребоваться вывести данные в систематизированном виде. Для представления данных в удобном и простом для восприятия виде используются отчеты.

1. Вывод данных с помощью отчетов.

Общие положения.

Как и любой объект Access, можно создать отчет вручную или с помощью Мастера отчетов (рекомендуется для создания чернового варианта отчета). Отчет создается на основе таблицы (нескольких таблиц) или запроса. Процесс создания нового отчета аналогичен созданию любого объекта Access, т.е. надо просто выбрать объект базы данных Отчет – Создать и далее в диалоговом окне Новый отчет выбрать режим создания отчета.

При выборе режима Автоотчет можно быстро создать простой отчет. Режим Конструктор лучше использовать для модификации (настройки) отчета, созданного "вчерне" с помощью Мастера или Автоотчета.

Разработка дизайна отчета.

Внешний вид отчетов полностью определяется типом представляемой в них информации. При создании отчета предварительно необходимо продумать, как будут представлены необходимые данные. Планирование и прогнозирование позволит сократить время на последующее редактирование и доводку.

В ходе подготовки необходимо учесть следующие вопросы:

• Для кого предназначен отчет? Какую информацию хочет увидеть пользователь и как она должна быть размещена?
• Какой формат наилучшим образом подходит для этого? Например, можно ли данные разместить в несколько колонок? Сколько будет колонок?
• Требуется ли отразить в отчете промежуточные итоговые значения?
• В отчете должны быть представлены все данные или только итоговые значения?
• Будут ли в отчете использованы заголовок и графические элементы (линии и прямоугольники) для облегчения восприятия отчета?
• Должен ли отчет иметь такой же вид, как и "бумажные" документы, к которым привык пользователь?

Выбор источника данных.

Отчеты используют те же источники записей, что и формы: таблицы и запросы. Выбор (и изменение) источника данных отчета производится так же, как для формы.

Например, при разработке простого отчета-справочника клиентов с указанием адреса и телефона (в базе данных Поставки ) будет использоваться одна таблица Клиенты . Отчет, который должен представлять только часть данных таблицы, будет основан на запросе, осуществляющем выбор записей по определенному критерию, например, по дате. Отчет, содержащий только итоговые данные, будет основан на запросе, содержащем функции Sum или Count . Отчет, содержащий данные из нескольких таблиц базы, проще сделать на основе реляционного запроса.

Использование сгруппированных отчетов.

Отчеты имеют несколько особенностей, отсутствующих в формах: одна из них – возможность группирования . Сгруппированный отчет делит данные на полосы в соответствии со значениями полей, выбранных для каждого уровня группировки. Примером группировки является отчет, содержащий сведения о поставках (в базе данных Поставки), сгруппированный сначала по клиентам, а потом для каждого клиента – по маркам нефтепродуктов. В отчете допускается наличие до 10 уровней группировки, но крайне редко возникает потребность в более чем трех-четырех уровнях, а чаще всего бывает достаточно одного уровня.

В мастере создания отчетов уточняется, нужна ли группировка. Но еще до запуска мастера можно создать запрос, который будет группировать данные, и на основе этого запроса создать отчет.

Поля, используемые для создания групп отчета, также используются и для сортировки . Например, в группе каждого нефтепродукта можно отсортировать поставки по возрастанию даты. Сортировка является очень полезной возможностью, особенно если отчет основан непосредственно на таблице. Сортировку данных можно определить с помощью диалогового окна Мастера в процессе создания отчета.

1. Создание отчетов.

Создание отчета с помощью Мастера отчетов.

Разберем создание простого отчета на основе таблицы в базе данных Поставки . Пусть отчет должен представлять собой счет клиенту за поставленные нефтепродукты (с указанием клиента, названия нефтепродукта, объема поставки, цены продукта, стоимости поставки). Такой отчет лучше составлять на основе запроса с параметром Заказы_Клиент .

Шаг 1: Выбираем режим создания отчета с помощью Мастера на основе запроса С Заказы_Клиент (рис. 5.1). Как и другие мастера Access. Мастер отчетов задает ряд вопросов о создаваемом отчете и строит его, основываясь на ваших ответах.

Рис. 5.1. Выбор запроса, на основе которого создается отчет, и режима создания отчета.

Шаг 2: Задаем поля запроса, которые будут отражаться в отчете (рис. 5.2). Поля могут выбираться из разных таблиц и запросов (используется список Таблицы/запросы).

Рис. 5.2. Окно выбора полей для отчета.

Шаг 3: Выбор уровней группировки.

Задаем группировку по полю Клиент . Это означает, что данные поля Клиент будут расположены в отдельном столбце и отсортированы по возрастанию.

Рис. 5.3. Окно задания группировки

Замечание. Если отчет создается на основе нескольких таблиц, то надо будет задать (перед определением группировки) первичную таблицу для представления данных. При этом сразу создается группировка (которую, впрочем, можно изменить).

Шаг 4: Выбор уровней сортировки. Предлагается до четырех уровней сортировки.

Поскольку на предыдущем шаге была выбрана группировка по полю Клиент , сортировка может быть осуществлена по полю Продукт (можно выбрать из списка в первом окне).

Рис. 5.4. Окно задания сортировки.

Замечание. Если данные имеют числовые поля (количество, стоимость), можно воспользоваться кнопкой Итоги… для задания итоговых вычислений в группе. Например, при составлении списка поставок некоторому клиенту можно задать вычисление суммарной стоимости поставляемых нефтепродуктов (рис. 5.5).

Рис. 5.5. Окно задания итоговых вычислений.

Шаг 5: Для сгруппированных данных Мастер предлагает шесть вариантов (рис. 5.6) расположения – вид макета . Расположение групп данных осуществляется по указанным полям с отступом или выравниваем по левому краю. Различия в макетах – дело вкуса, а не изменение функциональности. Все макеты практически одинаковы. Любой выбранный макет все равно придется "доводить" в Конструкторе до удобного вида.

Здесь же можно упомянуть виды Автоотчетов:

• в столбец (поля размещаются сверху вниз с границами вокруг каждого поля)
• ленточный (поля размещаются слева направо, имеются заголовки столбцов)

Рис. 5.6. Окно выбора вида макета.

Для примера (счет за поставку нефтепродуктов) выбран макет-ступенчатый.

Шаг 6: Выбор стиля отчета (рис. 5.7). Можно создать собственный стиль и сохранить его.

Рис. 5.7. Окно выбора стиля отчета.

Шаг 7: На последней странице мастера задается имя отчета.

Заданное имя используется также как заголовок отчета в режиме предварительного просмотра.

Замечание. Режим предварительного просмотра отчета аналогичен такому же режиму в Word для просмотра документа перед печатью. Аналогично Word -документу для отчета задаются параметры страницы (поля, ориентация).

Рис. 5.8. Окно указания имени отчета.

Итак, на рис. 5.9 представлен готовый отчет в режиме предварительного просмотра. В таком виде он вполне удобен, но все еще нуждается в дополнительной настройке. Ни один из стандартных макетов не является идеальным.

Рис. 5.9. Окончательный отчет.

1. Настройка отчета.

Созданный макет отчета можно модифицировать в режиме Конструктор.

Вид отчета в режиме Конструктор.

Вид отчета Счет (на основе запроса с параметром Заказы_клиент ) в режиме Конструктор представлен на рис. 5.10.

Рис. 5.10. Отчет, созданный мастером.

В общем случае отчет содержит три области: Заголовок отчета, Верхний колонтитул, Заголовок группы, Область данных, Нижний колонтитул и Примечание отчета . Размеры этих областей могут быть изменены путем "перетаскивания" их границ мышью (так же, как границы любого окна).

При создании форм и отчетов используется одна и та же панель элементов, следовательно, в отчет допускается помещение тех же элементов, что и в форму. Однако интерактивные элементы (списки, поля со списком, кнопки, переключатели и т. п.) не подходят для отчетов, хотя флажок вполне можно использовать для представления значений Да/Нет .

В отчетах чаще всего используют надписи (для размещения произвольного текста), текстовые поля (для вывода данных из поля таблицы или результата выражения), разрыв страницы (переход на новую страницу отчета) и декоративные элементы оформления (рисунок , рамка объекта , линия , прямоугольник ).

Настройка отчета.

Можно использовать сгенерированный мастером отчет в первозданном виде (для проверочного прочтения). Но для отчетов, которые предназначены для изучения и дальнейшего использования, рекомендуется выполнить следующие изменения, придающие отчету более элегантный вид. Нет необходимости делать их в каждом отчете, но в большинстве случаев это будет очень разумно.

• Удалите лишние заголовки столбцов полей групп. Если поле выводится под групповым заголовком, заголовок столбца уже не требуется.
• Скорректируйте размеры надписей и текстовых полей для правильного отображения заголовков и данных.
• Измените при необходимости выравнивание текста в элементах управления. По умолчанию Access выравнивает числа по правому краю и текст по левому краю.
• В качестве источника данных используйте выражение, позволяющее комбинировать два или более поля, выводимых в одном текстовом поле (используя знак конкатенации &).
• Укажите формат (и единицы) денежных значений.
• Разместите заголовки столбцов должным образом, чтобы улучшить внешний вид отпечатанного отчета .
• Установите значение Да свойства Не выводить повторы полей области данных.
• Установите значение Да свойства Расширение для элемента управления, содержащего заголовок, а также для любых элементов, содержащих более одной строки данных, что позволит осуществить переход на следующую строку.
• Установите значение Да свойства Сжатие для всех элементов области данных, а также для самой области детализации. Это позволит избежать пустых строк в отчете при опускании повторяющихся данных или при отсутствии данных в поле.
• Установите значение Вся группа свойства Не разрывать в диалоговом окне Сортировка и группировка (рис. 5.15) для того, чтобы группа начиналась на новой странице, если разрыв страницы приходится на середину группы.

Вид модифицированного отчета представлен на рис. 5.11.

Форматирование отчетов.

Как правило, отчеты не требуют дополнительного форматирования, хотя мастер создания отчетов и предлагает несколько вариантов. Так же, как и при работе с формами, можно применить выбранный стиль к отчету (меню Формат – Автоформат). Кроме того, выделенный элемент отчета можно отформатировать вручную (например, изменить гарнитуру, размер и цвет шрифта).

При постоянной работе с отчетами одного и того же вида в режиме конструктора можно создать свой шаблон . По умолчанию новый отчет в Access основан на шаблоне Обычный, имеющий белый фон и шрифт Arial размером 8 пт (как и документ Word ).

Иногда в отчетах при печати остаются пустые области данных. Можно использовать элементы управления с объединением (конкатенацией) в одном выражении при указании источника данных текстового поля.

Например, для вывода полного адреса в одной строке можно использовать выражение:

=[Почтовй_код] &"," &[Страна] &","&[Город]

C помощью диалогового окна Формат – Автоформат в режиме конструктора можно указать новый формат отчета. Предлагаемые форматы аналогичны тем, которые предлагает мастер создания отчетов.

Рис. 5.11. Отчет, настроенный в Конструкторе.

Характеристики и свойства отчетов.

Отчеты имеют почти такие же свойства, как и формы. Отметим несколько полезных свойств, характерных только для отчетов. Свойства отчетов определяют, например, как будут выглядеть верхние и нижние колонтитулы, или позволяют задать сортировку и группировку данных, выбирать формат столбцов и определять, будет ли подавлен вывод повторяющихся данных.

Для получения справочной информации о любом свойстве необходимо поместить указатель в поле свойства и вызвать справку (клавиша F 1).

Например, для отображения свойств отчета в целом надо выделить отчет
(Правка – Выделить отчет) и выбрать команду Вид – Свойства (рис 5.12)

Рис. 5.12.Окно свойств отчета.

Для отображения свойств любого другого элемента, надо выделить его и, щелкнув правой кнопкой мыши, выбрать в контекстном меню (рис.5.13) пункт Свойства.

Рис. 5.13. Контекстное меню отчета.

Свойства форматированного отчета.

Свойства форматированного отчета размещены на вкладке Макет (рис 5.10). К этим свойствам относятся:

• Верхний и нижний колонтитулы страницы. Возможные варианты: Все страницы, Без заголовка, Без примечания и Без заголовка/примечания .
• Неразрывная группа . Это свойство предлагает два значения (В столбце и На странице ), позволяющие определить, как будет представлена группа.

Свойства сгруппированных полей.

Свойства сгруппированного поля расположены на вкладке Все (рис. 5.14). Для изменения свойства надо выбрать нужное значение из списка или задать вручную.

Например, чтобы избежать повторения данных в сгруппированных полях, надо установить значение Да свойства Не выводить повторы для выбранного поля.

Рис. 5.14.Окно свойств сгруппированного поля Клиент.

Сортировка и группировка

С помощью диалогового окна Сортировка и группировка (Вид – Сортировка и группировка ) можно настроить некоторые свойства группы.

Например, если желательно (и есть возможность) представить группу данных при печати на одной странице, надо установить в диалоговом окне Сортировка и группировка значение Вся группа свойства Не разрывать (рис 5.15).

Рис. 5.15. Диалоговое окно Сортировка и группировка .

Задание нумерации строк в отчете.

Для задания нумерации в отчете (например, позиций счета), надо создать новое свободное поле и в бланке свойств (рис. 5.16) на вкладке Данные установить: Данные = 1 (начало нумерации) и Сумма с накоплением - Для всего при сквозной нумерации всех позиций отчета (или Для группы при своей нумерации в каждой группе).

Рис. 5.16. Окно свойств свободного поля.

1. 
   Создание почтовых наклеек.

Для создания почтовых наклеек необходимо использовать мастер создания наклеек.

Выполните следующие действия:

Шаг 1 . Выбор мастера наклеек и таблицы-источника данных.

Шаг 2. Выбор размера наклейки.

Шаг 3. Выбор стилевого оформления.

Шаг 4. Выбор полей, помещаемых в наклейку, и задание дополнительного текста.

Шаг 5. Задание порядка вывода (сортировка) наклеек.

Шаг 6. Присваивание имени отчету.

Формой называется объект базы данных, используемый для просмотра, ввода или изменения данных. По сравнению с ручным вводом данных, интерфейс, основанный на формах, позволяет автоматизировать процесс путем добавления в форму функциональных элементов, ввести проверку данных, настроить представление данных для просмотра .

Формы создаются на основе спроектированных баз данных. Access предоставляет разнообразные способы создания форм в зависимости от необходимой функциональности и сложности. Наиболее простой способ создания формы осуществляется при помощи мастера форм . Использование мастера форм позволяет создавать довольно гибкие формы, используя поля из разных таблиц, различные виды форм и стили оформления. На рис. 8 показана сложная форма, созданная из формы, основанной на дочерней таблице «Ведомость ремонта автосцепки», внутрь которой внедрена форма, основанная на родительской таблице «Сведения о заказчике».

Рис. 8. Сложная форма в режиме конструктора

Элементы управления – это объекты пользовательского интерфейса, позволяющие вводить или отображать данные. Элементы управления находятся на вкладке Конструктор в группе Элементы управления.

Использование элементов управления в формах позволяет значительно расширить функциональность форм, а также добавить отображение необходимых данных. В режиме Конструктора форм можно снабдить проектируемую форму заголовком или пояснительным текстом, используя инструмент Надпись. Некоторые поля можно выделить с помощью элементов управления – Линия или Прямоугольник. При распечатке данных всегда полезно знать, когда данные были введены, установить эти параметры можно с помощью кнопки Дата и время .

Другим элементом управления при проектировании форм является Поле со списком. Этот элемент управления применяется, в том случае, когда требуется, чтобы значение поля в таблице не вводилось вручную, а выбиралось из известного списка значений. Как правило, этими списками являются различного рода справочные данные.

Поле со списком создается следующим образом. В режиме конструктора форм выделить правый прямоугольник того поля, которое будет оснащено элементом управления Поле со списком и, щелкнуть правой кнопкой мыши. Откроется меню, из предлагаемого списка следует выбрать Преобразовать элемент > Поле со списком. Далее через опцию свойства необходимо вызвать Окно свойств и находясь на вкладке Данные установить Тип источника строк – Список значений (рисунок 9).В свойстве Источник строк указать список значений в следующем формате – 1001; 1002; 1003; 1004; 1005.

Рис. 9 – Окно свойств поля со списком «Шифр детали»

Созданный элемент Поле со списком позволяет изменять шифр детали, находясь в режиме просмотра форм с автоматическим изменением его значений в связных таблицах.

Если, работая в форме, нужно вывести данные из другой формы или ввести их в другую форму, то можно создать в исходной форме командную кнопку, открывающую поля другой формы. Для создания такой кнопки нужно перейти на вкладку Создание и щелкнуть мышью на элементе управления Кнопка . Удерживая нажатой кнопку мыши, прочертить прямоугольник в том месте, где должна располагаться командная кнопка. Откроется меню Создание кнопок . Далее следует выбрать действие, которое будет выполняться при нажатии кнопки, например для открытия формы, выбрать в списке Категории – Работа с формой, в списке Действия – Открыть форму. Затем щелкнуть на кнопке Далее.

В следующем окне диалога предлагается выбрать открываемую форму из числа ранее созданных форм. Открываемая форма должна быть основана на связанной таблице, имеющей ключевое поле, связанное с ключевым полем таблицы исходной формы. Далее следует установить опцию Текст , ввести текст, который будет на кнопке и нажать кнопку Готово.

Командная кнопка действует следующим образом. После ввода в ключевое поле исходной формы его значения, нажатие этой кнопки выводит на экран подчиненную форму с данными, относящимися к ключевому полю. Подчиненнойназывают форму, вставленную в другую форму. Подчиненная форма создается при помощи кнопки Подчиненная форма , которая расположена на вкладки Конструктор в группе Элементы управления либо путем перетаскивания необходимой формы из области переходов в главную форму.

Отчет , в отличие от таблицы, представляет данные с итоговыми вычислениями; однотипные данные могут быть сгруппированы с выводом промежуточных итоговых сумм для каждой группы. Имея заголовок, верхний и нижний колонтитулы, а также вычисляемые итоги, отчет в распечатанном виде предоставляет больше информации, чем таблица. Основываясь на таблице, отчет может выбирать из нее только необходимые данные за определенный период.

Для создания отчета в Access необходимо на вкладке Создание в группе Отчеты щелкнуть Мастер отчетов.

Мастер отчетов – это средство Access, помогающее создать отчет на основании ответов, полученных на заданные пользователю вопросы.

В поле этого окна Выбор таблицы/запроса следует выбрать нужную таблицу, на основе которой будет создан отчет, и щелкнуть на кнопке Далее . Затем мастер по созданию отчета предлагает ряд диалогов, с помощью которых можно выбрать вид отчета (например, табличный или колончатый), выводимые поля (все или только некоторые), провести сортировку данных в полях (в алфавитном порядке или в порядке возрастания номеров), выбрать стиль отчета (например, строгий). При ответах в диалогах нужно щелкать на кнопке Далее до тех пор, пока эта кнопка не станет недоступна - значит все вопросы закончились и остается щелкнуть на кнопке Готово .

Готовый отчет можно просмотреть (активен Режим просмотра ). Доработать вид отчета можно в режиме Конструктора отчетов , куда можно перейти из окна База данных , щелкнув на кнопке, Конструктор .

Чтобы переключиться в режим конструктора, щелкните правой кнопкой мыши имя отчета в области переходов и выберите команду Конструктор .

Изменить свойства отчета, его разделов и входящих в него элементов управления можно в окне свойств. В макет отчета можно добавить поля базовой таблицы или базового запроса из области Список полей . После этого можно будет добавлять поля в отчет, перетаскивая их из области Список полей .

Находясь в режиме Конструктора отчетов , можно снабдить проектируемый отчет заголовком (его следует поместить в области Заголовок отчета ), верхним колонтитулом, выводящим заголовки столбцов вверху каждой страницы, (размещается в области Верхний колонтитул ), нижним колонтитулом, выводящим итоговую информацию внизу каждой страницы, (область Нижний колонтитул обычно содержит номер текущей страницы), областью примечаний, где располагается итоговая сумма отчета. На рис. 10 показан отчет в режиме конструктора с организацией итогового поля, подсчитывающего количество записей в поле «Виды неисправностей».

Рис. 10. Окно просмотра отчета в режиме конструктора

Сохранение изменений. Сохранив макет отчета, можно в дальнейшем выполнять отчет по мере необходимости. Макет останется без изменений, однако в сам отчет при печати каждый раз будут включаться текущие данные. Макет отчета можно изменить или создать на его основе другой, похожий отчет.

Сохранение макета отчета. Для сохранения макета отчета необходимо нажать кнопку Microsoft Office , а затем выбрать команду Сохранить или нажать сочетание клавиш CTRL+S . Можно вместо этого нажать кнопку. Сохранить в окне Панель быстрого доступа . Если отчету еще не присвоено имя, необходимо ввести его в поле Имя отчета, а затем нажать кнопку ОК .

Сохранение макета отчета под другим именем. Для сохранения макета отчета под другим именем необходимо нажать кнопку Microsoft Office , а затем выбрать команду Сохранить как . В диалоговом окне Сохранение ввести имя в поле Сохранение объекта в , а затем в поле Как выберите пункт Отчет и нажать кнопку ОК.

Печать отчета. Отчет можно напечатать из любого режима, а также в том случае, если он не открыт. Прежде чем приступать к печати, следует внимательно проверить параметры страницы (например, поля и ориентацию). В программе Access параметры страницы сохраняются вместе с отчетом, поэтому их достаточно настроить один раз. В дальнейшем эти параметры при необходимости можно будет изменить