Одна из обязанностей секретаря или помощника руководителя - напоминать шефу о том, что нужно поздравить кого-то из сотрудников, клиентов или партнеров компании с днем рождения или профессиональным праздником. Как сделать это с минимальными затратами ресурсов и не забыть ни о ком, расскажем в статье.
«ВНЕШНИЕ» ИМЕНИННИКИ
Количество полезных контактов крупной организации может исчисляться сотнями. Понятно, что в этом случае почти каждый день найдется кого поздравить. Ничего не поделаешь, это важная часть работы по поддержанию деловых связей. Руководитель сам решает, кого и как поздравить, задача же помощника - вовремя напомнить о приближающейся дате. Если мы говорим о помощнике генерального директора, то именно он будет отслеживать поздравления первых лиц. Секретарь руководителя среднего звена ведет свой список именинников - впрочем, по тем же правилам.
Формируем «внешнюю» базу данных
Для работы с «внешними» днями рождения необходимо сформировать специальную базу данных. Удобнее всего построить ее в виде таблицы Excel (см. Пример 1). При желании можно добавлять в эту базу данных и профессиональные праздники, чтобы вся информация, касающаяся поздравлений, содержалась в одном файле. Обратите внимание: список именинников в таблице построен по хронологическому принципу - по датам их рождения (по месяцам и по числам месяца).
Структура таблицы позволяет также быстро найти именинника по фамилии. Если нужно узнать, когда день рождения, например, у Гулецкого Павла Владимировича, можно воспользоваться простым поиском (сочетание клавиш Ctrl+F), и программа тут же выдаст результат (рис. 1). Как вариант, можно применить функцию Сортировка и фильтр, которая позволяет выстроить фамилии по алфавиту (рис. 2). Это актуально, когда фамилию человека никто точно не помнит, зато все уверены, что она начинается с буквы «В».
Обновляем «внешнюю» базу данных
Как и любая база данных, наша таблица именинников должна регулярно обновляться. Чем больше в ней строк, тем больше вероятность, что в некоторых из них содержится устаревшая или неточная информация. Конечно, дата рождения человека не изменится, зато сам он за то время, которое прошло с момента последнего поздравления, мог сменить должность или место работы, уйти на пенсию… За всем этим нужно успевать следить, чтобы не возникло неловких ситуаций. Как это делать?
Во-первых, нужно потратить несколько минут на то, чтобы накануне каждого первого числа распечатать базу данных на ближайший месяц и показать директору. Он определенно знает больше, чем секретарь, о кадровых перестановках в своей отрасли. Кроме того, здесь может выясниться, что некоторые фамилии вообще следует убрать из списка: по разным причинам компания больше этих людей не поздравляет.
Во-вторых, секретарю необходимо ежегодно проверять актуальность базы данных, обзванивая помощников или секретарей всех внесенных в базу персон и уточняя, занимают ли они те же должности, а если нет, то где теперь их можно найти. После знаковых событий в регионе, например выборов, такая сверка проводится вне очереди. В завершение проверки нужно отметить тех людей, которые в предстоящем году празднуют юбилеи.
В-третьих, базу нужно регулярно пополнять. Например, если в организации есть традиция поздравлять с днем рождения всех своих клиентов, каждый раз при заключении договора все данные генерального директора нового контрагента должны быть переданы секретарю. Куратор договора через своего коллегу в компании-клиенте получит эту информацию без труда. Другими источниками информации могут быть социальные сети, помощники первых лиц, а если речь идет о чиновниках и государственных деятелях, то региональная пресса.
Кто и как поздравляет
Как именно поздравлять первых лиц, решает генеральный директор. Обычно все именинники делятся на категории: самым важным шеф наносит визит лично, к кому-то отправляет заместителя, кому-то звонит.
Е.Н. Кожанова,
специалист по ДОУ и кадровому делопроизводству
Материал публикуется частично. Полностью его можно прочитать в журнале
Выходные провела в обнимку с деревяшками и красками))
Мой календарик оказался довольно популярным, поэтому решила сделать парочку таких в подарок на НГ.
По ходу фоткала процесс.
Делюсь, вдруг кому-нить пригодится;)
Итак, в Леруа покупается обычный наличник шириной 12 см.
Отпиливаем от него 65 см
Уголки закругляем шкуркой
А потом так же закругляем край
Белая акриловая краска в 2 слоя. Сохнет быстро)
Пользуясь рабочим временем и рабочим принтером заранее готовим трафарет)))
Через трафарет прямо в середине доски акриловой краской наносим ДНИ
С помощью копирки переводим РОЖДЕНИЯ и обводим черным маркером.
По нижнему краю размечаем места крепления подвесок. У меня получилось 33 мм от края и потом через каждые 53 мм. - всего 12 шт.
Месяца пишем просто от руки маркером.
По торцу сверлим маленькие дырочки и вкручиваем саморезы с колечком, вот такие
И красим в их белый цвет
Теперь висюльки.
Вот такие заготовки продаются в моем любимом рукодельном магазе Леонардо, как впрочем и краска, кисточки, ленточки и еще много всего полезного)
У них только одна дырочка, поэтому где нужно намечаем вторую и зовем мужа с дрелью))
Сложная наука дыркосверления пока дается ему лучше))) я освоила только стенки и цветочные горшки, а тут надо аккуратно тоненьким сверлом. Потом еще чуть-чуть пошкурить полученные дырочки, чтобы не было заусенцев.
UPD: уже освоила)) оказалось, даже проще стенок)))
Очень кстати оказались вот такие палочки - типа зубочисток, только длиннее. По-моему это что-то из кулинарной темы, а я нашла их у детей в материалах для поделок))))
Красим тоже в два слоя
И сушить так удобно)
Числа - через трафарет краской, имена - маркером. На обратной стороне год рождения.
Между собой кружки скрепляются колечками, например такими.
Покупала в магазине бисера и бусинок
Осталось прикрепить ленточку сзади и все готово:)
Если вы работаете в отделе кадров, скорее всего, вам часто приходится выполнять множество задач одновременно. Ваши обязанности могут быть очень разнообразными и включать в себя не только поиск и привлечение лучших талантов, но и развитие мотивации сотрудников и управление тренингами и обучением.
Для тех, кто выполняет так много задач одновременно, очень важно построить систему, которая бы позволяла оставаться организованными и не упускать из виду ни одной детали. Для этого можно использовать шаблоны Excel. Но как найти и выбрать самые лучшие шаблоны Excel, которые соответствовали бы вашим целям? Мы просмотрели и изучили ключевые шаблоны Excel для отдела кадров и предлагаем вам небольшое описание каждого из шаблонов, а также ссылку для скачивания.
Мы также расскажем, как использовать шаблоны для отдела кадров в Smartsheet, инструменте для совместной работы на основе электронных таблиц, с помощью которого можно, сотрудничая с коллегами, ещё больше, чем в Excel, упростить процессы управления персоналом.
Проголосовали за программу: 51 средняя оценка: 1960785,7
Опубликована в сборнике программ: 04.05.2010 г.
Операционная система: All Windows Platform
Размер программы (дистрибутива): 5 Кб
Тип лицензии: Freeware
При запуске показывает сотрудников, у которых сегодня день рождения. Если таковых нет, программа ничего не скажет и тихо завершится. Самое то для установки в автозагрузку.
Сотрудники - это очень условно. На самом деле это ваше личное дело, где вы будете это использовать и кого вы в список впишете. В архиве находится достаточно подробное описание с примером.
В архив также вложен исходник на C.
При добавление программы, в каталог нашего сайта, ссылка на Дни рождения сотрудников, проверялась антивирусом, но так как файл находится на сервере разработчика или издателя софта, он может быть изменён, мы рекомендуем перед загрузкой программного обеспечения к себе на компьютер, проверять файлы в режиме On-Line антивирусом - откроется в новом окне и будет проверена!
Вы можете оставить своё мнение о программе Дни рождения сотрудников
или комментарии, а также сообщить о битой ссылке на скачивание.
Если у Вас есть вопрос по работе с программой «Дни рождения сотрудников», Вы можете задать его здесь, так как многие авторы программ и издатели отслеживают сообщения на этом сайте!
Все рекламные сообщения не по теме, а также ссылками и телефонами будут удаляться!
